Algunos de los errores más comunes del nivel supervisorio (parte 1)

¿Es posible NO cometer errores?, en lo personal creo que es imposible. El prerrequisito para cometer un error en el nivel supervisorio es simplemente ser supervisor; lo importante no es el error, es cómo corregirlo, cómo enfrentarlo, cómo superarlo, cómo minimizarlo y finalmente, cómo aprender de él para luego evitarlo.

1) Delegar lo que no es Delegable

Tenga cuidado en permitir y dejar, que otro haga lo que usted debe hacer. Son muchos los ejemplos que pudiera listar pero solo citaré dos y hablaré muy brevemente de uno.

a) La Responsabilidad a diferencia del Poder, se comparte mas no se delega.

b) No Permita que otro, gire instrucciones a sus supervisados directos. Solo usted dirige su supervisión, toda orden de acción debe necesariamente, generarla y emitirla usted en todo caso, deberá ser autorizada explícitamente por usted.

2) Permitir la Competencia entre sus Supervisados

Cuando esto ocurre, es clásico encontrar un producto final que por si solo refleja este error.

Ella hizo lo que le correspondía y yo hice la mía, se juntaron ambos trabajos y se entregó, gran error. Si y solo si ambas personas son expertas en el trabajo, el producto final entregado es medianamente aceptable, pero nunca será excelente.

Obviamente el error no es de ninguno de los dos, es exclusivamente suyo, ¿Qué pasó con la coordinación?, ¿Qué pasó con el trabajo en equipo?, cuidado, ¿De quien es la responsabilidad del producto final?.

3) No se tienen Objetivos Claros

Este error es sinónimo de “Entropía - Caos”, cuando esto ocurre hay una producción industrial de “yo pensaba”, “yo creía”, “yo asumí”. Y mientras esto ocurre con el personal de base, el supervisor también pensaba, creía, suponía y finalmente asumió que todos estaban abocados a cumplir con el objetivo.

En toda Supervisión o Gerencia, la dependencia entre el personal es realmente alta, basta con que uno falle para colocar en aprietos al resto del equipo. Definitivamente esto se debe evitar a toda costa y para ello, se deben formular los objetivos de la forma mas clara posible. Un simple apretón de manos, en más de una oportunidad ha sellado tratos millonarios, pero por lo general, alcanzar un objetivo en base a un acuerdo oral significa tener problemas. Es responsabilidad exclusiva del supervisor, garantizar que el supervisado entienda claramente el objetivo asignado, se deben evitar a toda costa los sobreentendidos.

4) No se tienen Estándares de Calidad

El establecer los estándares de Calidad es el siguiente paso después de definir los objetivos.

Básicamente es establecer el como lograr el producto final de la forma mas optima posible. Bien puede lograrse el objetivo pero no necesariamente de la forma esperada, cuidado con la eficacia y la eficiencia.

5) Olvidarse de la retroalimentación

Por lo general y en especial cuando el equipo de trabajo está conformado por especialistas en la materia, los subordinaos no ven la necesidad de la retroalimentación, después de todo ¿no se supone que ellos saben lo que deben hacer?. De esta forma, usted solo obtendrá retroalimentación cuando la solicite.

Indiscutiblemente, la retroalimentación es bidireccional, mientras sea oportuna y directa propicia correcciones sobre la marcha y por ende garantiza un mejor desempeño de ambas partes, tanto es así que muchos autores recomiendan adoptar la retroalimentación como un aspecto operativo dentro de todo proceso.

6) Su equipo de trabajo necesita estar Informado

Si necesito informar a todos, pasaré todo el día informando y ¿Cuándo haré mi trabajo, si me la pasaré buscando la información y posteriormente informando?. Error, su principal trabajo es precisamente ese.

Este proceso de información es tanto hacia abajo como hacia arriba, usted se encuentra exactamente en la mitad de la vía, actúa como una válvula que permite el flujo en ambas direcciones, no se le ocurra disminuir y mucho menos cerrar una vía porque la presión del flujo aumentará hasta el punto que la válvula (usted) en cualquier momento estallará.

7) Automatizar un proceso sin mejorarlo antes

Este es uno de los clásicos errores de los que les encanta derrochar dinero y horas hombre, de los que les encanta trabajar doble, de los que se sientes protegidos al justificar su ineficiencia echándoles la culta a otros.

Si se toma un proceso manual ineficiente y se automatiza sin cambios y sin optimización, al final se tendrá un proceso automatizado altamente ineficiente, aún incluso aquellos procesos manuales eficientes que son automatizados sin optimización no justifican su inversión.

Muchos autores afirman que entre el 30 y el 70% del mejoramiento obtenido provienen de las mejoras realizadas antes de la automatización.

Cuidado, por lo general este error genera malestar, genera perdidas económicas y genera desgaste cubriendo a la supervisión o gerencia de un manto de poca credibilidad.