Análisis ABC, por Venezuela Competitiva

Recomendación

Realice un análisis de la importancia relativa de sus proveedores, insumos y/o productos terminados en sus operaciones.

Para todos los problemas relacionados con la gerencia de operaciones el conocimiento y la información disponible sobre la operación son vitales – las oportunidades de mejora son prácticamente obvias una vez que la información se procesa de la manera adecuada. Conocer cuáles son los proveedores, insumos y/o productos que representan el grueso de sus operaciones permite concentrar los esfuerzos en las áreas de mayor prioridad.

Herramienta

El Análisis ABC consiste en jerarquizar diferentes elementos de una operación de acuerdo a su importancia para la operación, sus principios son aplicables para jerarquizar proveedores, insumos y productos terminados entre otros.

En el análisis ABC, dependiendo del nivel de operaciones que representa cada elemento (por ejemplo cada proveedor), se le asigna una prioridad representada por las letras A, B y C, en donde se utiliza como punto de corte generalmente el 80% para el grupo A, el 15% siguiente para el grupo B, y el 5% restante para el grupo C. El grupo en el que se ubique cada elemento indicará las posibles acciones a ser tomadas.

Aplicación

Como primer paso, debe hacerse una lista de cada uno de los elementos a ser analizados, con su volumen de operaciones: es decir una lista de todos los proveedores con el volumen total en valor (bolívares o dólares) que se les compró en un período de tiempo (un año suele ser recomendado), una lista de todos los insumos con el volumen total en valor que se compró durante el período, y una lista con todos los productos terminados y su volumen total de producción en valor.
Ordene cada lista de mayor a menor.
Sume el total de cada lista: total de compras a proveedores, total de compras de suministros, total de producción. Divida el monto de cada elemento por el total de la categoría para obtener el porcentaje. Ej. Proveedor X - Bs. 10 millones - 25% de las compras.
Sume los porcentajes de los elementos de mayor a menor hasta llegar a 80%. Estos elementos formaran parte del grupo A. Ej. Material 1 – 50% de las compras, Material 2 – 25% de las compras (van 75%), Material 3 – 7% de las compras (van 82%). Los materiales 1, 2 y 3 son materiales del grupo A.
Continúe sumando hasta llegar a 95% para el grupo B y el resto son del grupo C. Ej. Material 4 – 6% de las compras (van 88%), Material 5 – 5% de las compras (van 93%), Material 6 – 2% de las compras (van 95%). Los materiales 4, 5 y 6 son materiales del grupo B, todos los demás son del grupo C.
Una vez clasificados en grupos, se pueden tomar diversas acciones por grupo dependiendo del elemento analizado:
- Proveedores: los proveedores del grupo A son sus proveedores claves, debe intentar negociar Acuerdos de Proveedores (ver Recomendaciones de gerencia de operaciones) según le favorezca. Los proveedores del grupo C consumen gastos administrativos para poco volumen, se pueden tratar de racionalizar o consolidar (¿existe algún otro proveedor que pueda brindar este insumo?).
- Insumos: para los insumos del grupo A es importante recolectar toda la información posible, cuál es la rotación y el nivel de inventario, de cuántos proveedores se compra, cuáles son las diferencias de precio entre proveedores, con qué frecuencia nos quedamos sin el material afectando la producción, determinar Lotes Económicos (ver Recomendaciones de gerencia de operaciones). Cualquier ahorro en el grupo A producirá grandes beneficios para la operación. También es importante conocer la confiabilidad de los proveedores de quienes se adquieren estos insumos, y de ser posible conseguir algún proveedor alternativo, para minimizar el riesgo en caso de que algún proveedor tenga problemas. Para los insumos del grupo C, también se debe analizar el nivel de inventario y su relevancia: ¿es posible eliminarlos por completo?, ¿se pueden reducir los niveles de inventario?
- Productos terminados: la oportunidad de desincorporar productos terminados del grupo C del portafolio de productos suele producir grandes ahorros por la simplificación del plan de producción, la cantidad de materia prima que se compra, la cantidad y frecuencia en los cambios de producto (“Setups”), y los niveles de desperdicio. Sin embargo, el portafolio de productos es una decisión estratégica, para la cual este análisis ABC es sólo un insumo, y se deben tomar en consideración elementos como la rentabilidad de cada producto (aunque rote poco) y hasta qué punto la desincorporación de algún producto puede afectar la venta de los demás.

Esta recomendación forma parte del manual "Auxilios Financieros" producido por Venezuela Competitiva, que pone al alcance de los empresarios y gerentes de pequeñas y medianas empresas un conjunto de recomendaciones para hacer frente inmediato a los problemas de sus empresas, para tratar de impedir que se agraven, mientras se logra darles una atención adecuada y profesional para hacer frente inmediato a los problemas de sus empresas, para tratar de impedir que se agraven, mientras se logra darles una atención adecuada y profesional.


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