Analizo la ISO: Grupos primarios, por Gustavo Posada Moreno

I. JUSTIFICACIÓN Y DEFINICIONES.

Desde el punto de vista sociológico, "Grupo Primario" es aquel en el cual la relación de sus integrantes se da "cara a cara" y fundamentalmente sobre una base emocional más que sobre un principio utilitario.

Si bien la relación laboral es de carácter contractual, es posible si el ambiente que se crea es propicio, generar una relación de tipo primario.

Una organización moderna y cierto tamaño, debe especializarse en función de la productividad, es decir, debe repartir funciones, responsabilidades y autoridad entre sus elementos componentes. En esta forma cada unidad estratégica gira alrededor de una tarea (proceso) común y compartida, lo que le da necesariamente la característica de ser un "equipo de trabajo", donde cada sección y cada individuo debe contribuir dentro de los límites de su asignación, al objetivo común.

Adicionalmente, la única forma en que una organización departamentalizada puede funcionar con eficacia es a través de un adecuado sistema de comunicación, formal e informal. El hecho de la conformación de una jerarquía de autoridad hace que su líder juegue simultáneamente su papel como tal, y el papel de colaborador en relación con su nivel inmediatamente superior. En este sentido es esta persona la que sirve como canal fundamental de comunicación en dirección ascendente - descendente y como coordinador de la relación horizontal entre su grupo de trabajo.

Con base en esta realidad, Rensis Likert habló de la función "bisagra" en las organizaciones, dando origen así al concepto de "Grupos Primarios" bajo la acepción administrativa.

Grupo Primario es, pues, el grupo o equipo de trabajo compuesto por un líder y sus inmediatos seguidores o colaboradores, quienes tienen funciones que se interrelacionan, participan de un objetivo común, tienen fuertes relaciones recíprocas, de tipo "cara a cara", y se reúnen periódicamente para buscar una mayor eficacia en su tarea.

Pero a la vez, este líder con sus iguales y su inmediato superior, conforman otro grupo primario y su participación en los dos grupos es la que permite realizar la función "bisagra" de que habla Likert, función que hace efectiva la comunicación y la participación organizacional.

Cuando en una organización no se tiene una clara fluidez en las comunicaciones; cuando todos los niveles administrativos no participan directamente en el desarrollo de la empresa; cuando la información no se distribuye eficientemente; cuando los grupos no presentan los resultados esperados; cuando las personas no encuentran oportunidades de ser oídas o tenidas en cuenta; cuando la colaboración es insuficiente; cuando las personas no desarrollan las capacidades y potencialidades a cabalidad; cuando hay desconocimiento de los objetivos de otras secciones; o cuando el adiestramiento administrativo no es suficiente, puede afirmarse que se necesitan los "Grupos Primarios".

II. OBJETIVOS.

El Grupo primario persigue, entonces, los siguientes objetivos:

Crear y mantener un clima de confianza y de franqueza que facilite la realización de la labor diaria.
Utilizar a cabalidad las capacidades y potencialidades de cada individuo, a través de las contribuciones individuales al objetivo general.
Lograr una mayor eficacia en el logro de los objetivos comunes a través de la participación de todos los miembros del equipo de trabajo.
Incrementar las responsabilidades en cuanto a la toma de decisiones y solución de problemas tan cerca de la fuentes de información como sea posible.
Aumentar el autocontrol, autodirección, el autoanálisis y autocrítica de los miembros.
Capacitar a sus integrantes en solución de problemas, de trabajo en equipo, en toma de decisiones, en manejo de comportamientos, y en técnicas de administración.
Facilitar el control de las realizaciones frente a las metas.
Mejorar las comunicaciones y comprender así mejor, los problemas nuevos.
Facilitar la unificación e interpretación de las Políticas de Calidad, sus Objetivos y los procesos a su cargo.

III. LA REUNIÓN.

Hay que entender, sin embargo, que la reunión periódica del grupo primario no es su esencia fundamental. Esta es principalmente la continua interacción del grupo, el espíritu de equipo y la actitud permanente de contribución y apoyo a las tareas de los otros como mecanismo para el logro del objetivo común.

La reunión tiene el valor de la manifestación de la vivencia del grupo, la reglamentación de un sistema que hace más eficaz la tarea, el encuentro y la localización de todos los miembros del equipo de trabajo para revisar sus compromisos, hacer nuevos, participar de los éxitos y de los fracasos, y contribuir con ideas, sugerencias e información al desarrollo de los objetivos.

La reunión como tal facilita la relación interpersonal, el incremento de la confianza, el conocimiento de los demás y de si mismos, estimula el trabajo en conjunto y el sentido de pertenencia, facilita la fijación y control de los objetivos y las metas, mejora las comunicaciones y la integración.

A pesar de que el líder se reúna frecuentemente con cada uno de sus seguidores, solamente a través de la reunión general se puede canalizar el trabajo en equipo.

IV. MÉTODO DE LLEVAR LA REUNIÓN.

Cada grupo debe definir la periodicidad de sus reuniones cada 8 ó 15 días, la hora y sitio y debe ser inamovible. Preferiblemente en fecha cercana posterior a la reunión del grupo primario inmediatamente superior.
La reunión debe estar claramente planeada y todos los miembros del equipo deben recibir con anterioridad el orden del día, de tal manera que cada uno pueda preparar su contribución personal.
Eventualmente es útil invitar a personas de otras áreas para que participen en algún sector de la reunión, bien para informar, bien para explicar situaciones particulares, bien para analizar conjuntamente, bien para solicitar u ofrecer aslguna contribución a las metas de cada cual.

A continuación se propone una forma práctica para el funcionamiento de cualquier tipo de reunión, pero aplicada específicamente a los grupos primarios.

A. Condiciones para una reunión efectiva

1. Atmósfera:

a) Ambiente Síquico:

Abierto, de libertad de expresión.

Sincero.

De confianza: análisis y no "varilla".

Sentimiento de "nosotros".

b) Ambiente físico:

Comodidad.

Aseo.

Ventilación y Luz.

Implementos.

Aislamiento.

Horario apropiado y cumplimiento del mismo.

Duración apropiada.

Lugar y día fijo.

Sin ningún tipo de interrupción.

2. Participación.

Activa.

De todos modos, pero sin imposiciones.

Delimitación exacta de los puntos a discutir y objetivos a conseguir. Orden del día conocido por todos y seguido por orden de prioridades.

Preparación previa de los participantes de sus aportes.

3. Coordinador.

Planear con anterioridad la reunión y distribuir con tiempo el orden del día, los objetivos, el nombre de los invitados, y la contribución que se espera de cada uno de ellos.

Iniciar la reunión, motivar e informar.

En causar la reunión hacia el objetivo, resumir la discusión y sacar conclusiones. Evitar las desviaciones del tema.

Prever situaciones y problemas que puedan surgir.

Buscar resultados organizacionales más que particulares o personales.

Estimular y dirigir, asumiendo actitudes de orientación más que de autoridad o magisterio.

Facilitar la participación, evitando que se monopolice la palabra vendiendo las propias soluciones o animando las ajenas, sin imposiciones, rotando la coordinación y la elaboración de las actas.

Controlar los sentimientos propios o de los miembros del grupo y evitar la parcialidad y los prejuicios.

5. Estilo.

El coordinador debe ajustar su estilo de dirección al tipo de reunión.

V. POSIBLES CONTENIDOS DE LA REUNIÓN.

Informaciones descendentes.
Informaciones ascendentes.
Realizaciones de la semana anterior.
Plan de trabajo para semana siguiente.
Evaluación de metas y realizaciones.
Puntos de discusión o toma de decisiones.
Análisis de situaciones.
Sugerencias.

No es indispensable que una reunión cobije todos los enunciados, ni el mismo orden del día.

VI. DESRROLLO DE LA REUNIÓN.

Presentación de personas ajenas al grupo (si las hay).
Clarificación de los objetivos de la reunión. Motivar y asegurarse de que todos la entienden.
Desarrollo del orden del día.
Resúmenes parcial y final.
Conclusiones, responsabilidades, tareas o planes propuestos.
Evaluación de la reunión.

VII. CONCLUSIONES O RESULTADOS.

Se trata de tender un puente entre la reunión y el objetivo. Se buscan resultados, no reuniones, en forma de decisiones, acciones, etc. Para ello sirve la elaboración del Acta, donde lo importante no es el procedimiento seguido, sino los contenidos desarrollados.

Un formato donde se describan las acciones o compromisos fijados, la distribución de responsabilidades, las fechas de entrega y la forma de llevarlas a cabo, puede ser de gran utilidad.

VIII. EVALUACIONES.

Es conveniente, sino para cada reunión, si periódicamente, hacer una evaluación. Esta se relaciona con: la satisfacción por la información, por el progreso del grupo y por los resultados; el ambiente de confianza y franqueza, la participación y la integración; y con el empleo de tiempo de la reunión.

IX. CONTROL Y SEGUIMIENTO.

Haremos entre todos la aplicación de este sistema y Aseguramiento de la Calidad conjuntamente con la Auditora Principal designarán un auditor líder, que haga seguimiento al funcionamiento de los grupos primarios, para que emita un reporte con destino a la Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad que hace la Dirección.