Cómo planificar plantillas I

LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

Hasta hace pocos años, la persona era considerada exclusivamente desde la óptica de producción. Los procesos productivos eran simples, y en consecuencia, no se necesitaban trabajadores de alta cualificación, lo que permitía acudir a un mercado de trabajo donde era fácil encontrar este tipo de trabajadores, ya que abundaban.

Los costes originados por esta mano de obra no eran muy importantes en comparación con otros elementos del proceso productivo, tales como las materias primas, las amortizaciones de las maquinarias o la distribución de los productos acabados. Sin embargo, a partir de los años setenta se produce el fenómeno de reducción de plantillas, en parte originado porque la mayoría de las grandes empresas estaban sobredimensionadas, y los costes de personal habían aumentado de forma alarmante.

Por otro lado, la división del trabajo, las nuevas tendencias hacia una mayor humanización de los métodos operativos de la empresa y los nuevos sistemas de motivación del trabajador, originan una mayor especialización de la mano de obra y una escasez de operarios para realizar determinadas actividades complejas, lo que tuvo como consecuencia el establecimiento de nuevos sistemas de reclutamiento, formación y sistemas de remuneración.

El recurso humano se transforma en uno de los factores fundamentales de la política empresarial, con repercusión dentro de la propia empresa y repercusión social.

Como puede verse en el siguiente cuadro, el recurso humano empieza a cobrar una especial importancia a partir de la década de los 90.

Los directores de recursos humanos se han convertido en gestores, dejando de ser administradores como habían sido hasta entonces, ya que el desempleo, la legislación laboral para flexibilizar plantillas y el sobredimensionamiento de los efectivos de personal de las empresas existente en las últimas décadas, han hecho que sea necesaria la planificación de plantillas en las empresas.

El proceso planificador ha de ser entendido como un análisis metódico y una elección racional de los objetivos y metas a alcanzar, así como una selección de los distintos programas o líneas alternativas de actuación. Considerando además, que los planes se hacen con vistas al futuro. Una buena planificación debe tener en cuenta la proyección temporal o el entorno futuro en el que van a desarrollarse las decisiones y las acciones correspondientes.

Como indica García Echevarría, “la planificación constituye uno de los instrumentos clave en la dirección científica de la empresa. La planificación determina cuáles son las exigencias y características que deben regir para organizar la institución empresarial”.

La planificación, en consecuencia, consiste en definir unos objetivos concretos y diseñar los sistemas a seguir para conseguirlos, así como cuantificar los medios necesarios estableciendo unos plazos de tiempo determinados.

Según W.Weber “la planificación de recursos humanos comprende aquel sistema de decisiones empresariales complejas con las que se previene sistemáticamente el futuro en el área de personal y se establecen sus líneas fundamentales”.

E.W. Vetter define la planificación como “el proceso por el que una empresa se asegura el número suficiente de personal con la calificación necesaria, en los puestos adecuados y en el tiempo oportuno para hacer las cosas más útiles económicamente”.

Ben H. White define la planificación del personal como “la anticipación de la futura organización de la empresa, teniendo en cuenta los factores influyentes en el entorno para poder orientar las decisiones sobre el personal según esa evolución”.

En cualquier caso, con la planificación, lo que se pretende es prevenir el futuro en términos cualitativos y cuantitativos, de forma tal que podamos establecer la plantilla ideal indicándonos las categorías excedentes, los puestos deficitarios, así como los criterios orientadores necesarios para la acción.

Lo mismo hay que prever la mano de obra necesaria para los momentos de expansión, como evitar la improvisación en circunstancias en que, por disminuir el volumen de actividad de la empresa, quede desocupado un contingente importante de personas que no conviene o no se puede despedir. En definitiva, la planificación permite la adecuada adaptación de la empresa a las necesidades de cada momento.

El concepto de la planificación recoge, además de la planificación de plantillas, la planificación de las necesidades de personal, es decir, las características de la plantilla futura, que implicaría un análisis previo y la correspondiente valoración de los puestos de trabajo, así como un estudio de la estructura organizativa de la empresa actual y futura. Consecuencia de esto será:

La planificación de los procesos de reclutamiento y selección
El plan de formación
El plan de promoción.

Todo ello contemplado dentro del marco organizativo, ya que una buena organización es aquella que se caracteriza porque permite establecer la estructura más eficaz que la empresa tendrá en el futuro. La organización, en definitiva, indicará por dónde iniciar la planificación, cuáles son los niveles más escasos o los más importantes cualitativamente.

Cuando planteamos el diseño de una organización, incluyendo cuántas personas necesitamos y en qué puestos, de forma casi automática, tendemos a agrupar a los componentes de la plantilla por departamentos o funciones similares, aunque ésta ha sido una forma de operar muy frecuente en el pasado tiene sus serios inconvenientes, especialmente en períodos de cambio rápido, sea por demanda del mercado de nuevos productos o servicios o sea por un simple proceso de crecimiento organizativo vinculado a la actividad actual.

De esta forma suele tratarse el asunto de la composición cualitativa de la plantilla; queda por resolver otro problema: ¿Cuántos? A esta pregunta también se le suelen dar respuestas simples en uno de los siguientes sentidos:

Los que permita el nivel de beneficios de la empresa
Cuando veo que todos mis trabajadores están muy ocupados, contrataré más

Dicho de otra forma, podría parecer que éste es el modelo de planificación de plantillas de un aficionado, en realidad, empresas de gran tamaño suelen elegir también estos criterios aunque, en lugar de mostrarlo de forma coloquial, se oculten en informes aparentemente muy estudiados.

Las preguntas a las que tenemos que responder para planificar plantillas son muy distintas y no tienen relación con los resultados de la empresa ni con el nivel de sudoración de los trabajadores actuales sino con los viejos conceptos de eficacia y eficiencia, a menudo confundidos a pesar de significar cosas muy distintas; a modo de recordatorio, la eficacia está referida a la utilidad de lo que se hace mientras que la eficiencia se refiere a la economía de recursos en actuación.