Condiciones para una buena comunicación, por María Escat Cortés

A la hora de establecer una adecuada comunicación se deben considerar los siguientes aspectos:

La sintaxis: que está relacionada con la estructuración y las modalidades de transmisión de la información (por ejemplo, la elección entre la utilización de carteles, una reunión o el diario).
En la comunicación escrita conviene aumentar las posibilidades de ser leído, multiplicando y variando los soportes del mensaje.
La semántica, que es el significado de los mensajes verbales y no verbales de los interlocutores.
La pragmática, que son las condiciones concretas del intercambio, empezando por los comportamientos y las intenciones de las personas que intervienen en la comunicación.

Hay que tener en cuenta además que los emisores presentan una serie de diferencias derivadas de:

Sus características como individuos: ya sea por edad, sexo, personalidad, pertenencia sociocultural...
Las características del propio contexto, ya sea por cambios repentinos en las situaciones, por problemas materiales, de entorno físico, de cansancio de algún interlocutor, de relación jerárquica desigual o incluso de objetivos o metas a perseguir diferentes.

Es importante seguir una serie de pautas para que los intercambios de comunicación sean eficaces:

Que tanto emisor como receptor se esfuercen por entenderse mútuamente, así como tratar de evitar soluciones prefabricadas, es importante incluso reaccionar positivamente ante las contradicciones y utilizar con acierto las sugerencias y oportunidades que se manifiesten.
Hay que conocer bien al interlocutor, que quiere, que desea o que necesita es importante. Habrá que contrastar la información que de él disponemos con la realidad, es decir, asegurarnos que efectivamente sus deseos o necesidades son los que a nosotros realmente nos consta que son.
El equilibrio entre el lenguaje verbal y no verbal o corporal a menudo resulta difícil de alcanzar, pero una vez alcanzado la sensación de seguridad que sobre el interlocutor produciremos será mucho mayor.

Recomendamos a este respecto la utilización del Método Secuencial que parte de la escucha como elemento fundamental a la hora de gestionar conflictos. Tendremos que mostrarnos abiertos a los demás y dispuestos a escucharles, antes de expresar nuestro acuerdo, nuestro desacuerdo o nuestra opinión personal. Tenemos que responder a la necesidad de nuestro interlocutor de comprender (¿de qué se trata realmente?) y ser reconocido (¿me percibe como soy?, ¿Me aprecia por lo que soy?).

Como complemento es interesante recoger las aportaciones que en un conocido foro de internet hizo uno de sus miembros a la hora de establecer estrategias para mejorar la comunicación interna sobre un caso concreto que se planteaba.

PREGUNTA AL FORO

“Hola a todos, soy nueva en el grupo y aún no sé bien cómo funciona esto. Les escribo porque actualmente me encuentro trabajando en el área de recursos humanos de una empresa y se me ha encomendado la tarea de diseñar estrategias para mejorar la comunicación interna en la empresa. Mi jefa sugiere además el uso de todos los medios tecnológicos como intranet, de buzones de información (hechos de corcho) y buzones de sugerencias. He estado buscando en muchos lugares, en libros y en internet, y se me ha ocurrido realizar una encuesta previa a los empleados para ver si estos pizarrones y buzones funcionarían en la empresa. Pero no sé si me está faltando algo realizar mi proyecto.

¿Podrían darme o aconsejarme tips? Se lo agradecería mucho”

RESPUESTA A LA CUESTIÓN

Hola, en cuanto a la estrategia que mencionas de Buzones de Sugerencias y de Pizarras o “Periódicos Murales” como le llamamos en Monterrey, México; sin temor a equivocarme te aseguro que no hay mucho que hacer encuestando antes de hacerlo, la gente no puede intuir el beneficio de una herramienta de esta naturaleza si antes no lo ha experimentado. Yo te aconsejaría que el tiempo que puedes invertir en una encuesta al personal lo dispongas para diseñar la estructura de estos dos apoyos.

En mi empresa ha funcionado bien bajo ciertas condiciones en el periódico mural:

Planear el contenido de los mismos con anterioridad
Cambiarlo al menos una vez al mes
Incluir siempre información motivacional y cumpleaños de los empleados durante el período que estipules
Información que se publique en los medios respecto a tu empresa
Información del entorno que de forma estratégica desees que se haga conciencia


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