Control de costos

Recomendación

Defina, clasifique y registre de manera apropiada sus costos, conozca su evolución mensual en relación a sus niveles de ventas por líneas de negocios.

El tema de los costos relaciona a la gestión empresarial con la tecnología y procesos que su organización posee. Es indispensable clasificar y registrar contablemente los costos desde diversas perspectivas debido a sus implicaciones para la gestión de las organizaciones. Mantenga al día su contabilidad (general y de costos). Realice un análisis de la importancia relativa de sus proveedores e insumos. Haga previsiones de costos trimestrales. Conozca cuáles son los proveedores e insumos críticos lo cual le permite concentrar esfuerzos y definir estrategías más efectivas. Determine su punto de equilibrio a nivel global y por línea de negocios de manera periódica.

Herramienta

La elevación de los costos puede originarse en un incremento de sus precios unitarios y/o en una gerencia inadecuada de los mismos. Determinar cada una de sus causas, por líneas de negocios y tipos de insumos, es indispensable para poder iniciar el proceso de definición de estrategias en su manejo.

Clasificación simúltanea de los costos por rubros, partidas contables, tipos de proveedores, procedencia (nacional, importado y país de origen), importancia relativa (Análisis ABC), por su relación con el nivel de producción (fijos y variables) y otros criterios relevantes a sus negocios, teniendo como base la contabilidad de la organización. Evalúe la relación de ingresos totales a costos totales de manera periódica a través del cálculo del punto de equilibrio y el estado de ganancias y pérdidas de sus líneas de negocios.

Aplicación

Como primer paso, usted debe conocer la situación actual en materia de costos (por línea de negocios) en su organización y, si procede, debe crear un grupo de alto desempeño dedicado a establecer una nueva estrategia de gestión de costos.
Elabore una lista de todos sus costos con sus volúmenes de compras en valor (bolívares ó dólares) y unidades durante el último año a nivel mensual, destacando formas de pagos, procedencia (nacional e importado), personal encargado de comprar y otros criterios. Jerarquice la lista de diversas maneras.
Trabaje seriamente en crear una clasificación de costos en base a atributos relevantes que le permita soportar su estrategia de gestión de compras. Realice análisis ABC múltiples. Identifique el costo promedio de comprar por segmentos.
Construya indicadores de gestión y seguimiento que le permitan gerenciar sus compras y al equipo gerencial respectivo usando esquemas de incentivos apropiados.
En base a la información procesada establecer acciones, tales como: acuerdos con proveedores, posibilidades de tercerización ("outsourcing"), evaluación de insumos sustitutos a nivel nacional y negociaciones de plazos de pagos.

Esta recomendación forma parte del manual "Auxilios Financieros" producido por Venezuela Competitiva, que pone al alcance de los empresarios y gerentes de pequeñas y medianas empresas un conjunto de recomendaciones para hacer frente inmediato a los problemas de sus empresas, para tratar de impedir que se agraven, mientras se logra darles una atención adecuada y profesional para hacer frente inmediato a los problemas de sus empresas, para tratar de impedir que se agraven, mientras se logra darles una atención adecuada y profesional.