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En esta oportunidad quiero referirme al tema de la eficiencia aplicado a la empresa. La eficiencia es definida por Stoner, Freeman y Gilbert Jr. en su texto “Administración” como – capacidad de reducir al mínimo los recursos utilizados para alcanzar los objetivos de la organización”; y en las palabras de Peter Drucker sería “Hacer correctamente las cosas”, lo que yo personalmente afirmaría como el lograr las metas propuestas con el nivel de calidad deseado al menor costo posible.
El concepto anterior siempre se relaciona y establece la diferencia de su antecesor que es la eficacia, y la llamo antecesor ya que primero debemos ser efectivos para luego ser eficientes, tan así que el mismo Drucker afirma que podemos llegar a ser los más eficientes posibles pero soportados siempre en la eficacia, y que la misma es la clave del éxito para las organizaciones. Sin poder lograr por lo menos lo que nos proponemos, no seremos eficaces y sin esto no pueden sobrevivir las empresas a lo largo del tiempo.
En los tiempos actuales las empresas que aún continúan en los diferentes mercados han logrado un grado de eficiencia, pero a su vez, a medida que avanza el desarrollo se introducen más competidores, y si a la vez se suma entre otros factores la situación de crisis que estamos viviendo, se requiere no sólo que debemos ser eficaces, sino también que importa mucho el ser eficiente y mantener una mejora continua. Más aún, podríamos asegurar que en términos generales, aquellas empresas que no lleguen a ser eficientes sostenidamente en medio de cualquier crisis económica y mundial, permanecerán poco tiempo en el mercado.
Si hacemos como empresa solamente lo que otras hacen llegaremos a ser como ellas pero la meta es ser mejores lo cual se logra maximizando los beneficios. La empresa eficiente aprovecha toda oportunidad de mejora y cada vez trabaja para que el beneficio se incremente. Nos dice Peter Drucker que la mejor forma de predecir el futuro es creándolo. El sentarnos a esperar que las cosas cambien no es una forma estratégica para ser exitosos sino el ponernos a crear el futuro buscando mejores formas de alcanzar los resultados.
La eficiencia no sólo debe ser aplicada en el área operativa de la empresa, sino también, en todas las demás áreas, es decir, hacerlo eficientemente; en donde no sólo se debe controlar los materiales, herramientas e insumos sino también el impacto en la operación del negocio como por ejemplo: El tiempo que dura la producción parada.
La eficiencia yo la relaciono también con lo que describe Thomas Friedman en la conclusión de su libro La tierra es plana, refiriendo a David Rothkopf “para nosotros, la cuestión no radica en lo que ha cambiado, sino en darnos cuenta de lo que no ha cambiado”. Esto claramente expresa que no debemos enfocarnos solamente en el pasado, sino también en lo que falta por cambiar que es el futuro. Es decir, que debemos enfocarnos en lo que no ha cambiado para predecir los cambios futuros, lo cual se puede hacer al establecer mediciones, tendencias y acciones correctivas, lo cual generaría una actitud proactiva y que tomaría en cuenta lo que es ser eficiente y evitar situaciones de crisis o adelantarse a ellas.
Para ser eficiente una empresa que haya sido exitosa no debe quedarse contemplando ese éxito sino que debe monitorear el mercado y su nivel de participación en el mismo constantemente, para innovar y mantener o incrementar su participación en el mismo.
Para explicar más claramente algunos conceptos anteriores pondremos un ejemplo: Imaginemos el caso de un suplidor de equipos de cómputos. Suponiendo que el encargado de la tienda no se asegura de que se verifican los equipo al recibirlos de la fábrica o de su proveedor, y los despacha sin verificarlos, cuando los clientes los adquieren, al momento de proceder a utilizarlo se dará cuenta de que no funciona correctamente y vamos a suponer que es debido a que se ha dejado algún accesorio desconectado internamente, la acción inmediata será devolver el equipo para que sea reemplazado por otro, causando esto un gran retraso en el proceso de ventas y de servicios de soporte, ya que se tendrían que dedicar esos recursos a lo que sería un retrabajo y afectando también la reputación del negocio. Mientras que la acción eficiente y proactiva evita todo esto ya que se realizan inspecciones y pruebas previas a entregar el artículo al comprador mediante una acción proactiva para garantizar la satisfacción del cliente y a la vez maximizar
Una de las prioridades es buscar formas de eficientizar más los procesos y esto debemos hacerlo ya sea con recursos internos o contratados.
Hay muchas formas de ser más eficientes pero esto lo dejaremos a cada empresa en particular. Es muy relevante para la gerencia el saber en qué dirección va la empresa y particularmente la eficiencia debe ser uno de esos parámetros críticos y estratégicos para lograr y mantener el éxito.
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