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El alcance, su importancia y eficacia

AUTOR(A): Bari Domínguez Fernández TEMA: Gerencia de Proyectos PUBLICADO: 17/04/2008
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He decidido escribir estas notas porque personalmente cuando comencé a utilizar los alcances no encontré mucha información sobre el tema.

En un proyecto existen tres actividades que deben ser controladas: alcance, costo y duración (Tiempo).

La palabra alcance de un proyecto es definida por wikipedia como “la suma total de todos los productos y sus requisitos o características”. Desde mi punto de vista puedo definirla como ”El documento que detalla todos los entregables, especificaciones y responsabilidades de todas las partes, para la elaboración de un producto, la entrega de un servicio, un proyecto, o cualquier otra actividad en la que debemos realizar una inversión o gasto”. Normalmente es exclusivo para cada actividad o proyecto. Además considero debe ser visto como el punto clave en una negociación del tipo que hemos mencionado.

En un proyecto o cualquier negociación de servicios y hasta en la adquisición de ciertos bienes debemos expresar formalmente al proveedor a través del alcance qué deseamos y cuáles son las características específicas de lo que va a entregar (entregables). En este sentido el Dr. Luis Amándola expresa en su libro Dirección y Gestión de Paradas de Planta, P.109, “El proceso de desarrollo de un informe escrito, que sirve de base para las futuras decisiones sobre la parada de planta, debe incluir, en particular, los criterios utilizados para determinar si la parada de planta o sus fases han sido completadas satisfactoriamente”. Es decir, que en él debemos plasmar todos los aspectos que deseamos asegurar sean evaluados y que son claves para el éxito del proyecto o negocio, y al evaluarlo al finalizar la actividad podremos saber si se han completado todas las etapas con el nivel de calidad especificado.

Este documento debe realizarse cuando se concibe la actividad y es una de las herramientas que debe utilizar la gerencia como fundamento para dar su aprobación inicial. Sin este documento no debemos iniciar ninguna actividad o proyecto ya que no recibiríamos los entregables deseados y se tomaría el riesgo de dejar muchos aspectos claves flotando, tomando el riesgo de este modo de tener altos costos y se extienda la duración de manera no deseada.

Un alcance debe contener en detalle la fecha en que se iniciará la actividad que el mismo cubre y quienes formarán parte de la misma. El mismo es el punto de partida de la actividad luego que se obtienen las aprobaciones. Como sabemos, toda actividad de un proyecto debe ser planificada por lo que el alcance debe realizarse con suficiente anticipación al comienzo del proyecto; puede ser creado por una sola área de la empresa o entre todas. Es preferible que el alcance sea creado entre todas las áreas involucradas.

Dentro de los puntos a incluir están fechas de las entregas, restricciones, análisis, ítems a suplir tanto por el comprador como por el suplidor, lista de actividades que debe realizar el proveedor, a quien deberá reportarse el suplidor, responsabilidades del suplidor, responsabilidades de quien está adquiriendo los bienes o servicios, forma de comunicación, riesgos y quien los cubre, representantes de cada empresa que serán los contactos o representantes, frecuencia y tipos de informes, penalidades, entre otros.

Aparte del alcance también podemos crear un contrato que en el caso de que llegue a ser estándar (Genérico) podría utilizarse para referenciar el alcance de trabajo y este último serviría como buen complemento.

Respecto a la cantidad de páginas que debe contener un alcance debemos decir que es muy variable. El mismo puede llegar a tener desde una página hasta cientos de páginas, todo esto dependerá de la magnitud de la actividad que se esté planificando realizar.

En los proyectos, la variación del alcance debe ser controlada en todo momento y los cambios siempre deberán ser aprobados por quienes han autorizado la realización del mismo. Es recomendable también el asignar una persona para que administre el alcance una vez ha sido creado y aprobado.
Para un mismo proyecto podemos llegar a tener más de un alcance, este dependerá de su magnitud de la cantidad de terceros que se requiera.

Edward Farkas en la página www.ehow.com publicó los siguientes consejos para leer un alcance después que el mismo ha sido creado y poder comenzar a administrarlo:

a. Marcar la información importante con un marcador
b. Subrayar todos los interesados que se mencionan en el alcance para saber cómo distribuir la documentación y quienes serán parte de la comunicación y se les debe mantener informados.
c. Subrayar todo ítem que usted considere puede ser un riesgo(nos pueda sacar del plan y de prepuesto)
d. Subrayar los entregables
e. Resaltar las restricciones y fechas de compromiso
f. Determinar si hay alguna dependencia(documento, etc.) o permiso que requerirá el tercero


Para dar un poco de luz sobre la importancia del alcance vamos a poner el ejemplo de que deseamos comprar un computador nuevo. ¿Cuánta variedad de computadores existe en nuestros días? Es grande, ¿Verdad? Por lo que sería correcto si especificamos todo lo que se desea que contenga dicho computador para que pueda satisfacer nuestras necesidades y nosotros quedar satisfechos al realizar la adquisición. ¿Qué garantías nos ofrecerá el proveedor?, entre otros aspectos.
Con este ejemplo tan simple demostramos qué tan importante es el alcance.

En resumen, considero que un alcance debe contener la siguiente información básica:

  1. Detalles de la actividad a realizar y razones por las que se debe hacer
  2. Niveles de confidencialidad con que debe manejarse la información que se suple o a la que el tercero accederá
  3. Detallar claramente los entregables con sus respectivas fechas de entrega.
  4. Cuáles son las fechas críticas y los hitos (Milestones)
  5. Cuáles serán las penalidades, si aplica, de no entregar en las fechas comprometidas
  6. Qué suplirá el contratista, qué suplirá nuestra empresa.
  7. Garantías requeridas.


Si alguno de los lectores desea recibir un ejemplo de un alcance puede contactar al autor.

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Este artículo es Copyright de su autor(a). El autor(a) es responsable por el contenido y las opiniones expresadas, así como de la legitimidad de su autoría.

El contenido puede ser incluido en publicaciones o webs con fines informativos y educativos (pero no comerciales), si se respetan las siguientes condiciones:

  1) se publique tal como está, sin alteraciones
  2) se haga referencia al autor (Bari Domínguez Fernández)
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  4) se provea un enlace al artículo original (http://www.degerencia.com/articulo/el_alcance_su_importancia_y_eficacia)
  5) se provea un enlace a los datos del autor (http://www.degerencia.com/bdominguez)
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Comentarios sobre el artículo
anónimo Venezuela30 de junio de 2016
Excelente artículo, aclaro mis dudas e igual desearía un ejemplo de Alcance para un proyecto de Construcción de un edificio.
anónimo Mexico10 de mayo de 2016
Es muy informativo y me gsutaria resibir un ejemplo de la definicion de alcance de un proyecto
anónimo Mexico09 de marzo de 2016
Su articulo me es super interesante pero me gustaría recibir un ejemplo de alcances de un proyecto educativo, si es posible por favor.
Pilar Piracón Colombia03 de marzo de 2016
Muy asertivo el articulo, me gusta el enfoque que le dan.
Daniel Pérez Mexico23 de junio de 2014
Que tal, estoy elaborando mi tesis, leyendo tu artículo comprendi un poco mejor pero me gustaria recibir un ejemplo.
ISMAEL Mexico04 de septiembre de 2013
MUY COMPLETO, ME GUSTARIA RECIBIR UN EJEMPLO
Bari Dominguez R. Dominicana03 de enero de 2013
Quien gestiona el alcance siempre es el Gerente del Proyecto. El alcance se hace para que dejemos plasmado lo que debe hacer el contratista así como también para dejar en claro las responsabilidad y así mantener bajo control dos de los aspectos claves de un proyecto que son el alcance y los costos.
Ricardo Orellana Perú15 de octubre de 2012
Muy claro el articulo, peru luego de definir los alcances del proyecto entre el cliente y el equipo que dirige el proyecto, podemos preguntar quien es el dueño del proyecto? el que financia, el intersado o el que lo lleva a cabo?...
Agradeceré una respuesta.
ISMAEL GONGORA LLERENA Colombia10 de octubre de 2012
Excelente su articulo,me gustaria resibir cesi es posible un ejemplo de alcance en porcicultura ya que estoy elabarando un proyecto en el tema.
anónimo El Salvador06 de octubre de 2012
gracias x la informacion me parece muy importante ya que me encuentro trabajando en un proyecto y es muy importante detallar de principio a fin
anónimo Perú01 de septiembre de 2012
buen articulo me gustaría recibir un ejemplo gracias
Pabla Maldonado Chile15 de junio de 2012
Holaaa ! muy buen artículo! me gustaría recibir el ejemplo de alcance por favor...
maria roses Chile26 de abril de 2012
me gustaria que me ayudara con un alcanse de un proyecto para un pub
anónimo Colombia12 de febrero de 2012
Me gustó mucho el artículo... Me gustaría recibir un ejemplo de alcance. Muchas gracias
Walter Elguera Sotelo Perú27 de enero de 2012
deseo contactar con el autor(a) para solicitar un ejemplo de alcance de un proyecto para implementar pagina web con módulos para consultas y adquisiciones en linea. muchas gracias
JOSE RAMON R. Dominicana17 de noviembre de 2011
Hola soy profesor de Ingles:
En mi trabajo mi jefa me ha solicitado un plannificacacion un crno grama de clases con los objetivos especificos.
Quien me puede ayudar please!!
Felipe Gutierrez Mexico29 de junio de 2011
muy buen aporte, muy consiso y sin muchos rodeos, me gustaria recibir un ejemplo de alcance
Florencia Ecuador31 de mayo de 2011
Muy interesante me encantaria un ejemplo acerca de la creacion de un software de ingles
Fernando Navarro Perú15 de abril de 2011
Estimado Bari, agradezco el tiempo que le has dedicado a estos articulos tan interesantes y de mucha ayuda para la comunidad latina. Agradecere enviarme un ejemplo de alcances para un proyecto de proveeduria de servicios. Gracias
anónimo Colombia10 de abril de 2011
excelente articulo me gustaria recibir un ejemplo de la definicion de el alcance de un proyecto
Rafael Jimenez Venezuela19 de marzo de 2011
Muchas gracias por su articulo muy interesante, ya que es un tema importante ya que indicara la como sera l evolucionan de una planificacion de un proyecto de una organizaciones y su futuro avance, gracias por su aportes. Agradeceria mucho recibir un ejemplo sobre el tema, pudiera ser de produccion de productos, servicios de consultoria.
JAVIER HERRERA ZAPATA Mexico02 de marzo de 2011
MUY BUENO TODO TU TRABAJO, MEGUSTARIA RECIBIR UN EJEMPLO DE ALCANCE DE PROYECTO DE OBRA ELECTRICA.
FCO. JAVIER HERRERA ZAPATA Mexico01 de marzo de 2011
ME PARESE MUY BUENO Y COMPLETO , PERO ME GUSTARIA RECIBIR UN EJEMPLO DE ALCANCE PARA UN PROYECTO DE OBRA ELECTRICA.
anónimo Honduras11 de febrero de 2011
deseo recibir ejemplo....gracias
anónimo Mexico19 de octubre de 2010
Me parece una información de mucha validez!!, pueden proporcinar un modelo de alcance de obra de Construcción.
Magda Soza Nicaragua13 de octubre de 2010
Interesante, ya que es un tema muy comentado y que aasi como evolucionan las organizaciones este va avanzando, gracias por su aportes. Agradeceria mucho recibir un ejemplo sobre el tema, pudiera ser de produccion de productos, servicios de consultoria.
anónimo Paraguay13 de agosto de 2010
muy bueno el artículo, me gustaria recibir un ejemplo de alcance en una experiencia de laboratorio. gracias.
anónimo Paraguay13 de agosto de 2010
muy bueno el artículo, me gustaria recibir un ejemplo de alcance en una experiencia de laboratorio. gracias.
Nelson Ecuador09 de julio de 2010
Buen articulo aunque no encuentro el alcance de mi tema de investigación que se centra en una planta de fabricación de bloque de cemento.
carlos Mexico23 de junio de 2010
me podrian un ejemplo de un alcance de un proyecto de almacen
anónimo Chile11 de junio de 2010
muy buen artículo, me gustaría recibir un ejemplo de alcance, saludos.
anónimo Mexico01 de marzo de 2010
Bastante ilustrativo, me podrías mandar el ejemplo por favor. Gracias.
anónimo Honduras23 de febrero de 2010
Claro y conciso. Muy ilustrativo.
Favor enviarme un ejemplo sobre el alcance en un proyecto. Gracias.
anónimo Colombia22 de octubre de 2009
Los temas son muy interesantes y acertados. Solicito a ustedes encarecidamente un ejemplo sobre el alcance de un proyecto.
Gracias por la atención.
anónimo R. Dominicana18 de febrero de 2009
Para responder a la pregunta: Realmente el administrar el alcance permite controlar los costos y la duracción del proyecto para que estos terminen dentro del presupuesto aprobado.

Si desean recibir un modelo de alcance sólo me hacen llegar la dirección de email por esta misma vía.
anónimo Honduras20 de enero de 2009
Me parece excelente el articulo, ahora una pregunta, A que me ayuda el administrar el alcance?
anónimo Colombia02 de septiembre de 2008
El articulo es muy bueno, facil de entender y aplicar en los proyectos. Me gustaría recibir el ejemplo de alcance
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