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En muchos negocios uno de los activos mas importantes, y tal vez el más grande son las cuentas por cobrar (A/R) después del efectivo es probablemente lo mas cercano al dinero en el banco.
El tiempo que le toma a una cuenta por cobrar convertirse en efectivo por medio del pago, es importante para garantizar la protección del flujo de efectivo y también suele ser un medio para medir el tipo de trabajo que está llevando a cabo la gerencia de cuentas por cobrar, conocer esas medidas no siempre es una labor fácil.
Cuando se otorga crédito, una cuenta por cobrar es creada y se sitúa en el lado izquierdo del balance junto con otros activos, una práctica empresarial que es comúnmente aceptada, puede dificultar el identificar de manera clara que tan rápido se están realizando esos pagos, me refiero al indicador de días cartera (DSO) ya que este es a menudo utilizado para medir el tiempo de retorno de las Cuentas por Cobrar, pero tiene algunas deficiencias.
Usar el indicador de Días Cartera para medir el tiempo de retorno de las ventas a crédito, es como tomar un censo de población. Cuando las ventas se incrementan y nuevas cuentas por cobrar son creadas es como un boom de la población, ya que el promedio de edad de esa población (ó Días Cartera) disminuye. Por otro lado una caída en las ventas significa menos cuentas por cobrar nuevas (Equivalente al nacimiento de menos bebés) y estas se suman a las anteriores lo que hace que el promedio de edad de la población y los Días Cartera se incrementen.
El problema con el Indicador tradicional de Días Cartera es que se trata de una medida “Posterior al Hecho” y no podemos cambiar la historia.
Una fórmula más simple y más precisa para calcular el tiempo de retorno de una cuenta por cobrar, proporciona de manera progresiva la reacción del tiempo real de recuperación de la cobranza.
Esta fórmula es, el Índice de Días de Cobranza (CDI por sus siglas en inglés Collection Days Index) es igual al plazo de venta entre el porcentaje de cobranza a fin de mes.
Así es como funciona
Etapa uno. Empezaremos con el saldo total de inicio de cartera al primero del mes. Esto quiere decir, todas las cuentas por cobrar al último día del mes anterior sin importar si estas provienen de saldos pendientes de meses anteriores.
Las Nuevas ventas de crédito hechas durante el mes en curso se considerarán en el saldo total de inicio del siguiente mes. Por ejemplo, nuestro saldo total de cartera al primero del mes está en $1,000.00 y concentra todas las cuentas por cobrar que tiene la empresa al día último del mes anterior.
Etapa dos. Llevar el control de los cobros hechos sobre aquellas facturas que forman el saldo total de inicio de cartera.
Durante las fechas clave del mes (digamos los días 10 y 20), calcular el porcentaje de cobros a partir de esa fecha al dividir la cantidad cobrada por el saldo total de inicio de cartera
Si estamos a día 10, por ejemplo, supongamos que hemos cobrado $200.00 del saldo total de inicio de $1,000.00 nuestro porcentaje de cobro es del 20 por ciento a esa fecha, es importante no mezclar los cobros que pudieran haberse dado de facturas expedidas ese mismo mes o ventas de contado.
Podemos comparar el porcentaje de cobro del día 10 de este mes contra el del día 10 del mes pasado. Si el porcentaje anterior fue mayor, no necesariamente quiere decir que estamos haciendo un mal trabajo.
Es importante entender que no se trata de una cuestión de bueno o malo, sino de preguntarnos “¿Por qué se está dando este resultado?”.
Un porcentaje de cobro inferior puede ser el resultado de varios factores, por ejemplo que el encargado de esas cuentas está de vacaciones sin que nadie de seguimiento a sus clientes, o bien puede ser una cuestión relacionada con algún producto o servicio con un valor de negocio menor que se vendió a alguien con un registro de pago no precisamente perfecto, pero que nos garantiza una utilidad mayor.
Ahora, si estamos ya en el día 20 y hemos cobrado $400.00 de nuestros $1,000.00 nuestro porcentaje de cobro a partir de esa fecha es del 40 por ciento. Al rastrear el porcentaje de cobro durante el mes, podemos determinar si necesitamos un mayor esfuerzo. Es como un vendedor que está muy por debajo de su cuota en la tercera semana del mes, tiene solo una semana para alcanzar el objetivo.
Etapa tres. Al final del mes, calcular el CDI al dividir el porcentaje de cobro entre el plazo de las ventas.
Asumamos que al final de mes hemos cobrado $500 de nuestra cartera total de inicio de $1,000. Nuestro porcentaje de cobro es del 50 por ciento. Si estamos vendiendo en términos de 30 días, nuestro CDI sería 60 días.
Si tenemos términos variados de venta, debemos calcular el CDI por cada uno y después tomar el promedio justo como se puede hacer con DSO. (Días Cartera)
Existen numerosas ventajas de utilizar el CDI sobre Días Cartera. Por ejemplo CDI resulta ser una medición más precisa al calcular el tiempo real de recuperación de las cuentas ya que se basa únicamente en las ventas a crédito no cobradas. También proporciona una forma de rastrear cobros durante el mes. Y, le permite saber si debe tomarse una acción correctiva a tiempo para alcanzar el objetivo.
Recuerde que en casa o en el trabajo, es importante saber cuando entra su dinero.
Estas son solo algunas breves reflexiones basadas en el Profit System on B2B Credit Management que es considerada la última revolución en el manejo del crédito y la cobranza y sin duda a decir de su fundador Abe WalkingBear será el Standard internacional para este sector en los próximos años.
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