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ERPs en las PyMES de Latinoamérica
En los recientes años, hemos visto que grandes empresas han migrado sus antiguos sistemas de información a ERPs, esto se debe en gran parte a que muchas de las empresas de software han orientado su línea de aplicaciones para enfocarlas más a ERPs. Compañías como HP, Compaq, IBM, Microsoft, son algunas de las empresas que ofrecen este tipo de aplicaciones.
Estos ERPs son aplicaciones empresariales que integran el flujo de la información con la finalidad de que mejoren los procesos de diversas áreas de la organización. Podemos mencionar entre sus objetivos principales la optimización de los procesos de la empresa; la confiabilidad de accesar información precisa; el poder de compartir información entre diferentes áreas; la reducción de sus procesos evitando operaciones que no resultan necesarias ya; y sobre todo, la reducción de tiempo y costo.
Los ERPs están haciendo presencia en muchas PyMES de Latinoamérica que entre los países más destacados se encuentran Chile, México y Brasil.
Existen varios casos de éxito al implementar sistemas ERP en Latinoamérica como la corporación Dalton que se convirtió en líder en la venta de autos y motocicletas en la región occidental de México, quien vio la necesidad de invertir para conectar sus diferentes sucursales en la República Mexicana; y SYC motors que es ahora una importante y reconocida agencia de autos en Guadalajara, ya que cambiaron su estrategia de mercado, enfocandola al mejor servicio al cliente, con la implementación de un ERP lograron su objetivo. Lo que he visto en estas implementaciones es que son pocas las PyMEs que lo han hecho, entonces, esto significa que una implementación ERP sólo es posible en grandes empresas? Este artículo trata de identificar las razones acerca de esto, y además, se abordarán algunas situaciones sobre la base de experiencias profesionales de empresas que han implementado un y ERP que nos pueden ayudar a tener éxito en esta tarea.
PyMEs en la actualidad.
En la actualidad con la globalización en el mundo empresarial las PyMEs han optado por hacer asociaciones o fusiones con grandes empresas, los cuales tiene como ventajas el tener un alcance mayor para sus productos y el poder implementar los sistemas ERP de las grandes empresas.
El implementar ERPs a las PyMEs les ayudará a hacer alianzas estratégicas con las grandes empresas y consolidarse como proveedores de materias primas de forma ordenada y confiable.
Existen varios factores importantes que hacen de las PyMEs un candidato a estas implementaciones.
El factor determinante para poder implementar sistemas ERP en las pequeñas y medianas empresas, es su rango de venta, que es entre diez y cincuenta millones de dólares al año, lo cual crea una situación favorable de pronta recuperación de la inversión (ROI).
Otro factor a considerar al implementar sistemas ERP, es que la mayoría de estas empresas tiene ya una infraestructura tecnológica la cual está formada por sistemas divididos los cuales no tienen comunicación directa entre ellos, muchos de estos sistemas son creados a la medida de los requerimientos de cada departamento, el problema de estos sistemas es la falta de escalabilidad cuando aparecen cambios en la organización.
Al implementar ERPs
Los ERPs pueden ser muy variados, así que también debemos considerar que las necesidades entre organizaciones pueden ser muy diferentes, así que al seleccionar el ERP, debemos considerar las características de estas necesidades.
Algunos de los parámetros principales que deben ser considerados al seleccionar el ERP son: la experiencia y casos de éxito, flexibilidad para adaptarse al caso en particular, el costo, la facilidad de uso, la metodología de implantación, su capacidad de customización, la escalabilidad, flexibilidad para adaptarse a nuevas líneas de negocio y la estabilidad de las tecnologías empleadas.
Para poder tener una completa y exitosa implantación de sistemas ERP necesitamos tener en cuenta lo siguiente:
Se debe determinar el costo total de la inversión.
Conocer la relación costo-beneficio, la cual implica evaluar la cantidad de dinero a invertir y los beneficios que se obtendrán.
Algo importante es el retorno de la inversión (ROI) que cada vez es mas rápido.
Hay que tener en cuenta que el tiempo de implantación es variado ya que depende de varios factores como el giro de la empresa , el número de empleados, etc.
También hay que tener muy claro que esta implantación no solo creará un cambio en los sistemas sino también la manera de manejar la información, la mayoría de los proveedores de tecnología coinciden con que el mayor problema al que se enfrentan para implementar sistemas ERP es la resistencia al cambio, se debe de dejar atrás el miedo a utilizar sistemas de cómputo para elaborar las tareas de administración y venta, ya que esto implica un cambio profundo en la cultura laboral de la empresa y de las personas que ahí se desempeñan, al personal se les debe detallar los beneficios y las mejoras que obtendrán con este cambio para que su actitud sea de cooperación y se logren involucrar por gusto en este cambio, ya que a pesar de las diversas metodologías que existen dentro de la implementación, todas Tienen en común la importancia del capital humano como factor de éxito en los proyectos. Al lograr esto, se puede obtener un correcto análisis de los requerimientos de los usuarios desde un principio, facilitando el logro de buenos resultados en el proyecto.
En ocasiones los cambios inciden de manera directa en la productividad, de ahí la importancia de contemplar una correcta administración del cambio en donde los colaboradores no se sientan amenazados por los nuevos modelos sino por el contrario participen en la creación de valor y por lo mismo conviertan a la organización en una mejor empresa.
También es importante contar con una buena definición de los requerimientos del sistema para diseñar lo más cercano a la realidad y lograr una buena inversión en el equipo a utilizar, ya que con una mala elección, se puede llegar a disminuir el rendimiento en el proceso de implementación.
La redefinición de los procesos según las posibilidades del ERP, es también un elemento importante en la implantación, ya que si los procesos siguen siendo exactamente como antes de la implantación del ERP, la mejora en la eficacia de los procesos pudiera ser nula.
Aunque no existe un método cien por cien probado de como implementar con éxito aplicaciones ERP, si podemos mencionar diferentes situaciones y experiencias profesionales que nos pueden servir para lograr una implementación exitosa.
En estas experiencias, ha destacado la importancia de la pre-implantación para lograr la rentabilidad del proyecto, esto es, contar con un análisis detallado con el que se puedan definir los objetivos, el alcance, el costo, los recursos necesarios y las tareas o actividades a realizar, y que nos ayude a conocer dicha rentabilidad y lograr la mejor elección.
Se ha obtenido también, que para lograr este buen análisis como base para una implantación exitosa, se deben considerar diferentes aspectos relevantes como el personal, los procesos y la tecnología; así como la definición del alcance y de los objetivos de la implantación como reducción de costos, mejorar, procesos, etc.
También, un consejo importante para obtener un buen análisis, es definir las mejoras que se deben presentar en cada uno de los procesos y definir los tiempos necesarios para que se den.
Para ayudarnos en la implantación, es de gran importancia contar en un principio con un calendario de actividades y presupuesto relacionado, los costos a considerar, podemos diferenciarlos entre costos externos como las licencias, la consultoría, el equipo, actualizaciones y mantenimiento; y costos internos como el tiempo que el personal le dedica al proyecto, y cualquier contratiempo o problema que pueda aparecer durante la implantación. Así mismo, se debe tener un seguimiento y control estricto del proyecto para que se logre cumplir con los objetivos del mismo.
El tiempo, compromiso y la capacitación de la organización son esenciales para una implantación exitosa del ERP y para mejorar la eficiencia y efectividad de la empresa. El proceso puede ser largo pero debe ser enfrentado con el pensamiento de que se obtendrán ganancias reales.
Conclusión
A mi punto de vista, las herramientas ERP, brindan a las empresas ventajas competitivas que las colocan en un nivel alto en su región, siempre y cuando esta herramienta haya tenido una buena implantación. Hoy en día estos sistemas, no se consideran ya un lujo que únicamente las grandes corporaciones pueden darse, hoy, esto sistemas son una necesidad que se presenta con más fuerza cada vez en las pequeñas y medianas empresas de Latinoamérica.
En Latinoamérica, se están presentando las condiciones necesarias para establecer la automatización adecuada de los procesos principales de las empresas, cada vez son más las organizaciones que se percatan de la importancia de los sistemas y las tecnologías de información. El impacto de los sistemas ERPs en las pequeñas y medianas empresas mexicanas es cada vez más fuerte; por esto, es necesario contar con estrategias especiales para cada empresa en particular.
Los sistemas ERPs son muy importantes en la búsqueda de ventajas competitivas. La innovación en las empresas es de gran valor estratégico, para esto, las tecnologías de información deben generar herramientas y mecanismos que apoyen y brinden un valor agregado a las actividades de la empresa, y los ERPs son una buena manera de lograrlo.
Como parte de la globalización, México debe involucrarse en las tendencias y cambios que se están continuamente presentando, es muy importante en este proceso, promover una cultura organizacional que permita generar empresas preparadas al cambio. Se espera que las corporaciones que brindan estas soluciones, se apoyen en el mercado mexicano para la expansión en Latinoamérica.
Al momento de implementar un ERP en cualquier compañía, para que ésta sea exitosa, se necesita contar con una metodología estructurada.
La implantación de un ERP no es sencilla, se requiere de gran esfuerzo y administración, es necesario considerar numerosos aspectos para el éxito de las implantaciones, aspectos que pueden llegar a disminuir lo complicado de esta tarea, y que pueden llegar a definir el éxito o fracaso de la implantación. De no ser tomados en cuenta estos aspectos, se puede llegar a tener un ERP en la organización, pero sin obtener el grado de beneficios que son capaces de ofrecer estos sistemas.
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