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Un empleado común envía y recibe en promedio unos 40 e-mails diariamente. Pocos, sin embargo, reconocen la importancia de escribirlos adecuadamente: deshacerse de viejas frases, ser específico, motivar al lector a leerlo completo, etc.
Estos breves consejos le ayudarán a se más efectivos y a llenar las expectativas del recipiente:
1.- Los e-mail deben ser cortos, unos cuantos párrafos a lo sumo. Si tiene que enviar un documento muy largo, envíelo como “archivo adjunto”.
2.- Utilice la línea de asunto (subject) para capturar la atención y motivar al recipiente a leer el mensaje completo. Utilice una frase corta y concisa, que provea una idea general del contenido del mensaje.
3.- En el primer párrafo del mensaje, haga explícito lo que usted quiere que el recipiente sepa o haga como resultado de recibir el e-mail.
4.- Evite las oraciones incompletas, así como los acrónimos y lenguaje exageradamente técnico.
5.- Recuerde que la gramática, puntuación, estilo, saludos y despedidas son tan importantes como en una comunicación escrita. Nunca escriba todo en mayúsculas.
6.- Asegúrese de que su e-mail tenga un estilo y estructura similar al de una carta de negocios. Utilice párrafos cortos, elimine el exceso de palabras y redundancias, etc.
7.- La inmediatez del e-mail pueden llevarle a contestar demasiado de prisa – haga una pausa para evitar contestar cuando se encuentra de mal humor, apresurado o a la defensiva.
8.- Revise el mensaje con cuidado antes de enviarlo. Recuerde que son permanentes e irrevocables.
9.- Cuando le escriba a varias personas, considere utilizar el campo CCO (BCC) en lugar de CC. Esto ocultará la lista de recipientes.
10.- Si no va a utilizar acentos y caracteres especiales, déjele saber al recipiente que no lo hará a propósito.
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