Gerencia preventiva del efectivo, por Venezuela Competitiva

Recomendación

Realice un seguimiento cercano de las cobranzas

En países como el nuestro en el que la exigencia de un compromiso es culturalmente tan difícil, en razón de la tendencia a evadir situaciones conflictivas [difíciles], el área de cobranzas requiere de una supervisión muy estrecha de parte del empresario que mediante el seguimiento debe minimizar la probabilidad de crisis paradójicas en el flujo de caja de la empresa, que no garantiza el normal desempeño de la organización, aun cuando "en la calle" tenga facturas pendientes de cobro que le signifiquen suficiente capital de trabajo para operar con tranquilidad por varios meses.

Herramienta

Aplique una Gerencia Preventiva del Efectivo mediante la instrumentación de una política de créditos a los clientes que esté en capacidad de llevar a cabo con rigurosidad; asegúrese que los empleados vinculados al área la entiendan a nivel de detalle y no permita que ningún otro miembro de la organización diferente a usted pueda administrar las excepciones.

Aplicación

Formalice la concesión de créditos a sus clientes solicitándoles la entrega de la solicitud correspondiente. Esta actividad funciona como "ancla psicológica" del tipo de relación que se va a entablar entre ambas empresas. Evite por lo tanto dar créditos automáticos.
Cuando otorgue un crédito, cerciórese de que sus clientes comprendan la política de crédito desde el principio de la relación; no oculte detalles e incorpore en la política algún tipo para que paguen antes del vencimiento.
Utilice en la medida de lo posible los servicios de empresas especializadas en verificar el crédito y las referencias de las empresas y de los empresarios.
Facilite formas de pago alternativas al efectivo como tarjetas de débito y tarjetas de crédito cuando los montos comprometidos son relativamente pequeños. Acepte los pagos en el siguiente orden: efectivo, cheques, tarjetas de crédito, plazos de crédito.
Si debe enviar el pedido a distancia, asegúrese de contar con los servicios de una empresa de transporte responsable que ofrezca los servicios COD (cobrar o devolver), o ponga a disposición de los clientes una cuenta corriente en la cual pueden hacer depósitos en efectivo.
No olvide que una estrategia eficiente de cobranzas se inicia con una facturación oportuna y un seguimiento adecuado de la misma. Haga que desde la empresa sean llamados de tres a cinco días antes del vencimiento para verificar los datos de la factura y recordarles que deben realizar el pago pendiente en breve plazo.
Sea amable a la vez que firme en el seguimiento y una vez que venza una factura encárguese personalmente de hacer el contacto con el cliente, dándoles siempre la oportunidad de presentar una explicación razonable por el retraso; contraste esta explicación con su récord anterior de pagos. Finalmente muéstrese firme al pedir una fecha en la que espera el pago y construya un "contrato psicológico" con el cliente acerca del cumplimiento de la obligación en la fecha acordada.
Todo esto lo puede hacer con mayor rapidez y eficiencia si cuente con software adecuado para manejar su contabilidad. Pida que le tengan actualizado el reporte de cuentas por cobrar, así como el de cuentas por pagar; su uso le permitirá tener una gran capacidad de dominio sobre su empresa.

Esta recomendación forma parte del manual "Auxilios Financieros" producido por Venezuela Competitiva, que pone al alcance de los empresarios y gerentes de pequeñas y medianas empresas un conjunto de recomendaciones para hacer frente inmediato a los problemas de sus empresas, para tratar de impedir que se agraven, mientras se logra darles una atención adecuada y profesional para hacer frente inmediato a los problemas de sus empresas, para tratar de impedir que se agraven, mientras se logra darles una atención adecuada y profesional.