Herramientas de la Gerencia de Mantenimiento, por Bari Domínguez Fernández:: deGerencia.com

Lo expresado en este artículo a continuación es un resumen de los puntos más importantes que fueron presentados por el autor en exposición realizada el 24 Agosto 2008 en la Universidad Tecnológica de Santiago en el seminario “El Ingeniero como Gerente de Mantenimiento”

Comenzaremos por aclarar algunos conceptos que nos ayudarán a entender más claramente el tema que trataremos:

Una herramienta es un objeto que se utiliza para facilitar la realización de una tarea – www.wikipedia.com

Diferencia entre lo que es Administración, Liderazgo y Gerencia: La gerencia es la fase intermedia entre la administración y el liderazgo y es la metodología más utilizada en nuestros días para dirigir empresas y personas.

El Mantenimiento puede entenderse como el conjunto de las acciones necesarias para conservar un activo o equipo de acuerdo a las especificaciones de diseño.

Las herramientas de las que dispone la gerencia de Mantenimiento son:

CMMS (Computirized Maintenance Management System)
Monitoreo de Condiciones
Sistema Experto
KPI’s (Key Performance Indicators)
Internet
Información del fabricante
RCA (Análisis de Causa Raíz)

Las tres primeras son catalogadas por la organización IEEE como las nuevas herramientas de la Gerencia de Mantenimiento. A continuación quiero hablar sobre cada una de ellas:

El CMMS, es un sistema computarizado de gestión de Mantenimiento, y es una herramienta de informática que nos permite poder automatizar ciertas actividades que realiza el departamento de mantenimiento tales como: Generación del Mantenimiento preventivo, Solicitud automática de repuestos críticos, registrar todas las actividades de costos e historial de los diferentes equipos o activos, reportes, entre otras más. Todo permite a la gerencia tener información en menor tiempo y por ende agiliza la toma de decisiones. Este tipo de sistema fue introducido en sus inicios con el objetivo de lograr un mejor control de costos, pero sus beneficios se han extendido al área de análisis para decidir sobre aspectos que afectan la operación de la empresa y mejorar los procesos. Un aspecto muy importante a considerar es que la calidad de información que insertemos en el sistema, incidirá directamente sobre la calidad de análisis que se puedan realizar.

Esta herramienta debe ser aplicada en toda empresa que maneje equipos y el retorno de inversión de la misma es rápido.

Los pasos que recomendamos seguir la elegir un CMMS son los siguientes:

Hacer Levantamiento en la empresa para determinar qué se requiere y personalizaciones requeridas.
Hacer alcance en donde se detallen los entregables, etc.
Obtener cotización incluyendo las modificaciones y evaluar costo
Formar un equipo que participe en todas las fases de la selección e implementación
Hacer pruebas y consultas de estabilidad y confiabilidad del suplidor y del sistema.
Revisar los módulos que se incluyen para ver si satisfacen las necesidades de la empresa
Tiempo que dura la implementación y considerar los riesgos que se puedan presentar.
Entrenar bien a las personas que darán soporte del sistema
Disponibilidad de Soporte después de instalado el sistema
Calcular ROI (Ahorros)

Monitoreo de Condiciones, es una herramienta que consiste en mantener un monitoreo frecuente de la condición actual de los equipos o activos, establecer tendencias y comparando con los parámetros de diseño así como los estándares de buenas prácticas de la industria predecir en qué momento debemos prevenir una falla.

Esto puede ser realizado a través de técnicas de mantenimiento predictivo tales como: análisis de vibraciones, termografía, ultrasonido, entre otras o también utilizando los datos obtenidos de la operación tales como datos de temperatura, flujo, presión, etc. incluyendo también inspecciones visuales. El empleo de esta herramienta permite a la gerencia incidir en minimizar los costos de mantenimiento y lograr mayor disponibilidad de los activos.

Sistema Experto, es un sistema que se enfoca en especializar a cada empleado en un sistema de importancia para la empresa, planta o instalación normalmente durante un período de corto plazo y una vez termine con ese sistema se le asigna otro hasta que cada empleado llegue al punto de dominar todos los sistemas. El mismo es administrado normalmente por los supervisores y se debe dar un seguimiento frecuente al progreso del programa.

KPI’s (Indicadores Clave de Rendimiento), esta herramienta permite a la gerencia medir hacia dónde se dirige el negocio y poder realizar ajustes para enfocar el rumbo en el sentido deseado. Los KPI’s se enfocan en los objetivos y metas que la empresa no puede dejar de alcanzar porque de no hacerlo sale perjudicada (tiene pérdidas).

A continuación presentamos algunos criterios que deben ser considerados cuando se está decidiendo qué aspectos medir del departamento de mantenimiento [1]:

Los KPI’s deben dirigir el comportamiento correcto del área
Deben ser difíciles de manipular para que “se vean bien” (retóricos)
No deben requerir mucho esfuerzo para medirlos. (incentivo para prepararlos).

Los KPI’s se diferencian de los indicadores tradicionales ya que están alineados en los objetivos estratégicos de la empresa.
Algunos ejemplos podrían ser: Tiempo entre fallas, disponibilidad de equipos críticos, número de fallas, etc.

El Internet, provee a la gerencia de mantenimiento de información actualizada sobre los activos que maneja así como sobre las mejores prácticas de la industria, localización más rápida de repuestos y materiales que no puedan estar disponibles en el almacén de la empresa, contacto con especialistas y en muchos casos intercambio con grupos de usuarios del mismo tipo de activo en uso y que previamente se integraron para tales fines.

La información del fabricante, es muy importante porque de ella se obtienen los parámetros y especificaciones requeridas para mantener los activos. Muchas empresas establecen en la empresa un departamento que se encarga de mantener la información fácilmente accesible y disponible para el momento en que requiera ser utilizada.

RCA (Análisis de Causa Raíz), es una metodología utilizada para determinar cuál es la razón de que una falla no se pueda corregir definitivamente y luego de esto corregirla.

Esta herramienta es normalmente responsabilidad de un equipo de trabajo en la empresa integrado por las personas que tienen más facilidad y capacidad para determinar las razones de las fallas.
El buen uso de esta herramienta permite que la empresa ahorre grandes cantidades de dinero no sólo por la reducción de los gastos de mantenimiento sino también por la reducción de la pérdida de producción y el incremento de confiabilidad y disponibilidad de los activos afectados.

Como hemos podido notar, el ingeniero a cargo del departamento de mantenimiento tiene varias herramientas que le permiten incidir no sólo en minimizar los costos de su departamento sino también le permiten incidir en soportar una operación más confiable y eficiente resultando en un incremento de la capacidad de producción.

[1] Tomado de: www.idcon.com/reliability-tips-710.html, en fecha 22Feb2008


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