Impacto de las reuniones efectivas en la productividad

Las reuniones son la esencia del manejo directivo, permanentemente estamos convocando, dirigiendo o asistiendo a reuniones, sin embargo en muchas ocasiones sentimos que no estamos obteniendo los resultados esperados o que el tiempo dedicado a ellas no es efectivo y que podríamos ocupar ese tiempo resolviendo todos los pendientes que tenemos esperando en nuestros puestos de trabajo.

Uno de los temas que más preocupa a muchos es cuando las reuniones se convierten en rutinarias y pierden su propósito, son reuniones sin agenda específica y que fácilmente caen en el anecdotario haciendo que no haya efectividad en el tiempo dedicado a las reuniones

Otros factores y situaciones que hacen improductivas nuestras reuniones son:

La impuntualidad para comenzar las reuniones.
Sabemos a qué hora inicia pero no a qué hora termina.
Las permanentes interrupciones para atender llamadas o resolver urgencias.
No llegan las personas que deben tomar las decisiones.
Se cambia la agenda sin previo aviso.
Las tareas no se cumplen y se arrastran reunión tras reunión.
Etc.

En la búsqueda de estrategias que permitan que las reuniones sean efectivas y que tengan impacto en la productividad debemos tener en cuenta los componentes de la misma, de tal manera que se conviertan en un instrumento que se conviertan en espacios productivos asociados a la planeación, ejecución y seguimiento de las tareas.

Las reuniones deben tener un propósito claro por parte quienes la convocan y también en aquellos que han sido citados, en este sentido es importante tener claro que a las reuniones no necesariamente debe asistir todo el grupo, solo aquellos que por su función o responsabilidad pueden contribuir en la toma de decisiones o ejecución de las actividades que allí se plantean.

La duración se determina por la agenda y es preciso que cada asistente conozca de antemano cuál será su aporte a la misma y qué información o documentos debe llevar con el fin de no improvisar en sus intervenciones, sino que por el contrario sean intervenciones concretas y ajustadas a los temas propuestos. Las reuniones ejecutivas no deben pasar de una hora o dos a lo sumo con el fin de permitir que los asistentes puedan organizar su agenda para nuevas reuniones u otras actividades.

En este sentido es importante también resaltar el impacto que tiene la puntualidad al iniciar y finalizar las reuniones, el costo-hora de cada uno de los asistentes por una parte y la cultura del respeto que se debe promover invitan a reflexionar sobre la importancia que tiene el cumplimiento, lamentablemente en muchas organizaciones son los mismos que convocan y dirigen la reunión quienes promueven la impuntualidad.

Las reuniones tienen un sentido claro en cuento a los resultados que se esperan, por cuanto permiten hacer seguimiento a las tareas anteriores, planear nuevas acciones, informar de situaciones nuevas, negociar tiempos y recursos e incluso son requeridas para capacitar en temas específicos del equipo de trabajo.

Uno de los componentes claves de toda reunión, por pequeña que sea, es el acta, ya que permite documentar de manera clara y concisa los acuerdos a los que se llegaron, las decisiones que se tomaron, las tareas que se asignaron con responsables y tiempos de cumplimiento.
El acta es la memoria de la vida del grupo, allí quedan consignados los acuerdos, las autorizaciones, las decisiones y la manera como se resolvieron dificultades que pueden volver a presentarse en el futuro, por otra parte el acta expresa el avance y la dinámica de la vida del equipo.

Finalmente quiero puntualizar la importancia que tiene tener en mente, especialmente por parte de quienes son responsables de convocar y dirigir reuniones, los tres momentos claves de toda reunión efectiva, esto es:

Antes de la reunión. Tener claridad del propósito por el cual se convoca, definir e invitar a quienes pueden contribuir positivamente en el desarrollo de la misma e igualmente establecer y enviar con anticipación la agenda con los temas y los responsables de preparar cada uno de ellos.
Durante la reunión. Iniciar con puntualidad, permitir la participación y contribución de todos los asistentes, asignar responsabilidades y tareas, tomar las decisiones pertinentes, por supuesto hacer seguimiento a las tareas anteriores para verificar su estado actual y asegurar que se realice el acta.
Después de la reunión. Enviar el acta a los asistentes y aquellos a quienes les pueda interesar el resultado de la reunión, hacer seguimiento a los compromisos adquiridos y brindar acompañamiento a quienes lo requieran.

De esta manera las reuniones pueden convertirse entonces en lugares privilegiados para avanzar significativamente en nuestra labor gerencial desde los cuales podemos acceder a la información que necesitamos para tomar las mejores decisiones que permitan incrementar la productividad de nuestras organizaciones.