La comunicación correcta – la comunicación práctica, por Julio Aliaga Martínez

Seamos prácticos y correctos, si tenemos que comunicarnos por cualquiera de los medios de comunicación: teléfono, e-mail, fax, carta u otro, no escribamos libros, ni tratados extensos, ni poemas preciosos; sobre todo si la información contenida solo requiere unas cuantas líneas para ser bien comprendida. Seamos parcos con nuestro lenguaje y, sobre todo, con nuestro tiempo, pero tampoco seamos tan concisos que resulte una información fría, sin "personalidad", sin humanidad.

Una ortografía incorrecta, un estilo inadecuado, puede dar lugar a confusiones, a falta de información e incluso a pérdida de clientes y negocio. Muchos clientes y superiores en nuestra organización pueden dar mucha importancia a una información bien comunicada.

Seamos correctos en nuestra escritura, aunque tampoco tratemos de de utilizar un lenguaje y un estilo propio de escritores de la "edad de oro de nuestra literatura" o de un académico de la lengua contemporáneo. Toda comunicación técnica, comercial, interna, etc., debe mantenerse en su contexto con naturalidad y sin afectación.

Para mejorar la calidad de nuestras comunicaciones, en nuestra ayuda viene, si la sabemos utilizar, la informática en forma de programas de tratamiento de textos, con corrección gramatical y ortográfica incorporada. Sin embargo no es la "panacea" que resuelve todos los problemas ortográficos y gramaticales; tiene limitaciones propias de una máquina que procesa información y, sobre todo, no garantiza la claridad de la información contenida en la comunicación.

Los programas de tratamiento de textos nos ofrecen muchas posibilidades de tipos de letra, tamaños, formatos, etc., y pueden servir para impresionar a nuestros lectores con un diseño de carta, fax o e-mail, realmente impresionante; pero eso no es necesario en la mayoría de los casos; el tipo de comunicación (teléfono, fax, carta, e-mail, etc.) debe estar de acuerdo a la información que se quiere comunicar y no es necesario ni conveniente perder el tiempo, o mostrar que se puede perder el tiempo, en actividades "artísticas" innecesarias. Utilice un tipo de letra y un formato que de una impresión de profesionalidad, de sencillez y claridad.

A veces resulta conveniente pedir la opinión de otra persona, aunque no sea un completo experto en el lenguaje. Cuando escribimos tendemos a no darnos cuenta de nuestras imperfecciones, que son descubiertas fácilmente cuando leemos lo que escribe otro (la crítica siempre ha sido más objetiva que la autocrítica).

Utilice un tono formal o un tono amigable, según el conocimiento y familiaridad que tiene con su interlocutor, pero evite siempre expresiones demasiado personales que, aunque se utilizan en la conversación diaria, no son convenientes para las comunicaciones profesionales.

La forma correcta de cualquier comunicación debe incluir, alguno o todos los conceptos siguientes:

Nombre, dirección y otros datos que se considere necesarios, de la empresa que envía la comunicación.
Lugar y fecha.
Nombre, dirección y otros datos que se considere necesarios de la empresa o entidad receptora, a la que se envía la comunicación.
Desarrollo del asunto que se va a tratar, las posibles causas, los responsables, las acciones y el seguimiento requerido, procurando incluir toda la información necesaria para la comprensión de la información contenida.
En ocasiones resulta necesario señalar algunas referencias, como otras comunicaciones anteriores, requerimientos, contratos, pedidos, especificación, etc., que respalden los argumentos de la comunicación y completen la información.
Si se espera respuesta, es conveniente expresarlo claramente, indicando cuando es necesario el tiempo de que se dispone.
Nombre de la personal a la que se dirige la comunicación dentro de la empresa o entidad receptora.
Texto de la comunicación tratando de ser claro, conciso y completo.
Anexos a los que se hace referencia.
Nombres de las empresas y/o personas a las que se envía copia.