La sincronizacion interna en las organizaciones como una forma de lograr la calidad de su personal, por Sonia Ylmaris Sanchez

Entendemos por “sincronización” la medida en que concuerdan en términos de tiempo, movimientos o sonidos varios elementos. Ej. Un batallón militar que marcha, un grupo de baile, una orquesta, un coro, etc.

Y por Qué no una organización?

Podríamos decir hoy en día que en las organizaciones exitosas la sincronización es un concepto obvio y crucial que facilita su funcionamiento.

Entonces nos preguntaríamos ¿cómo puede una organización lograr mantener su sincronización?

Antes de responder esta pregunta, sería bueno clasificar la sincronización en dos vertientes o focos de atención:

La sincronización con el entorno externo
La sincronización con el ambiente interno de la organización.

No podemos hablar de sincronización con el ambiente interno sin antes tratar la sincronización con el entorno externo, sobretodo, por la gran influencia que ejercen mutuamente. En este caso deberíamos poner en uso varias herramientas:

Diagnóstico o evaluación del mercado, que incluiría una encuesta de satisfacción del cliente, para definir la aceptación de los productos existentes, sean estos bienes, servicios o ideas, esta parte conllevaría revisar los procedimientos internos y la calidad de nuestro personal.
Analizar como clasifica o califica la organización a sus clientes actuales o potenciales, como un punto de partida iniciar para saber las necesidades de personal presentes y futuras.
Evaluación de las necesidades de la población, aquí evaluaríamos que también atiende la organización las necesidades de las personas, que no atiende y que sí podría atender? Como influirá esto de manera interna en el personal de mi organización.
Y en último caso, pero no menos importante, tenemos evaluación de mis competidores FODAS (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) Esta herramientas será fundamental en la planeación estratégica de la organización y sobremanera en el aspecto de los recursos humanos.

Una vez conocemos todas estas herramientas de sincronización externa, podemos pasar a lo que es la sincronización interna, aspecto de crucial importancia y del cual en la mayoría de los casos dependerá el éxito de la organización.

Otro cuestionamiento que nos haremos es cómo se sincroniza una organización internamente a sí misma?

Para responder esto seguiríamos los siguientes pasos:

En primer lugar debemos conocer la misión, visión, meta, objetivos y las políticas internas de la organización, sin dejar de prestar atención en lo que ocurre fuera, es importante en este sentido involucrar a todo el personal.
La elaboración y aplicación de una auditoria de todo el personal, para saber nivel de profesionalidad, edades, sexo, etc. todo esto con miras lograr mayores niveles de calidad y productividad en el desempeño del personal.
El paso anterior servirá como herramienta o punto de partida para este paso que el diagnostico de necesidades de capacitación, como una forma de determinar las necesidades del personal y poder diseñar programas de capacitación eficientes que eliminen las posibles deficiencias de nuestro personal y que garanticen desempeños de calidad, para esto es importante crear una filosofía de competitividad que fomente el criterio aprendizaje constante.
Una vez diagnosticamos las necesidades y aplicamos las medidas correctivas es importante hacer evaluaciones del desempeño periódicas para determinar si esas mediadas correctivas fueron eficientes y de lo contrario diseñar nuevas que garanticen el éxito.
Una vez demos los pasos anteriores tenemos las herramientas fundamentales para crear un buen plan de gestión del personal, pero este plan no sería del todo eficiente sino complementamos con algunas de las herramientas del diagnostico externo, para garantizar los buenos resultados de la sincronización en este sentidos nos plantearíamos los siguientes cuestionamientos:
- Qué piensan los empleados y la gerencia que necesita la organización para mejorar su producto o servicio?
- Qué considera que necesita el cliente o desea?
- Que grado de importancia estamos dando como organización a la percepción de nuestros empleados con relación nuestros clientes?
- Que necesitamos como organización para satisfacer las necesidades de nuestros clientes?
- Qué competidores identifica nuestro personal?
- Qué también encuesta su organización a sus trabajadores actuales para saber las preferencias de las personas que ahora no son sus clientes?
- Y por último debemos evaluar las tendencias de los empleados (grado de identificación con la organización con la organización, lealtad, deseo de crecer, creatividad, cooperación, etc.)

Recordemos que el futuro de la organización depende de sus empleados por lo tanto, debemos indagar y conocer que piensan estos empleados, ya que la respuesta puede afectar definitivamente a la organización. Este aspecto es vital, ya que las organizaciones sincronizadas evalúan el pasado para maximizar el presente y proyectar un futuro exitoso, para lo que demos como organización reinventarnos constantemente como forma de mantenernos sincronizados.

Claro esta que el reinventarnos conlleva sincronizar la capacitación constante del personal, la justa valoración de su trabajo en función de los requerimientos del mercado.

Para concluir podríamos decir que una sincronización interna exitosa, trae consigo cambios planeados, programas de entrenamientos fundamentados en el diagnostico de necesidades de capacitación del personal que generarían programas que generen la eliminación de las malas practicas o los comportamientos no deseados y que recompensen la excelencia de los empleados.