Midiendo el Clima Organizacional

Uno de los temas que ha despertado gran interés en deGerencia.com es el relacionado con el clima organizacional y su medición en la empresa. Esto a juzgar por la cantidad de visitas y comentarios que han suscitado artículos como el de Venezuela Competitiva, Definición del clima laboral y Cómo actuar para mejorar el clima, así como por las búsquedas registradas en la página.

Numerosos lectores han solicitado ejemplos prácticos y/o modelos de encuestas para medir este factor tan importante en el desempeño de una organización.

Aunque diseñar, aplicar y analizar los resultados de una encuesta de clima organizacional no es un proyecto sencillo, y debe ser manejado por expertos en el tema para que tenga validez y utilidad, nos aventuramos en este escrito a presentar un modelo muy general y sencillo que puede servir de base para tal emprendimiento.

Por qué hacerlo

Para el buen funcionamiento de una empresa, todos están de acuerdo que es fundamental el Recurso Humano. Pero poco aporta un empleado frustrado, o que tenga resentimiento contra su jefe o la empresa.

Un estudio de clima organizacional o laboral permite conocer el estado de la empresa en cuanto a aspectos organizacionales, ambiente de trabajo, la cultura, estado de ánimo, y factores similares que pueden influir en el desempeño de su personal. Resulta imperativo para el departamento de Recursos Humanos a la hora de determinar si sus políticas y estrategias son realmente efectivas.

El estudio

El estudio consiste básicamente de una (o varias) encuesta(s), que son distribuidas entre los empleados de la empresa o departamento que se desea consultar.

La encuesta puede ser aplicada en forma tradicional (en hojas de papel, para ser rellenadas a mano), o en línea (vía web o correo electrónico). Esta segunda forma resulta generalmente más económica y conveniente, aunque según algunos investigadores puede resultar en respuestas más negativas.

Cualquiera sea la forma mediante la cual se aplique, un elemento debe permanecer constante para el éxito del estudio: la confidencialidad. Si no se le garantiza al empleado que sus respuestas serán confidenciales, y que estas no pueden ser asociadas con su identidad – en otras palabras, que sus supervisores no puedan conocer sus respuestas específicas, sino los resultados globales - difícilmente podremos confiar en que exprese su verdadera opinión, por temor a algún tipo de consecuencia.

Como en cualquier estudio de esta naturaleza, es razonable pensar que no todos aquellos invitados a participar lo harán. Aún cuando se manifieste la importancia del estudio para la empresa, y las posibles consecuencias favorables que se deriven de éste, muchos (en ocasiones la mayoría) no querrán colaborar. Es recomendable en estos casos ofrecer algún tipo de incentivo para promover la participación (ej: una rifa).

Qué medir

Todo estudio del clima organizacional debe consultar a los miembros de la organización (o del departamento, división, etc.) todos, o al menos la mayoría de, los siguientes aspectos:

Objetivos: ¿conocen y entienden los empleados los objetivos de la empresa, de su departamento, y cómo se interrelacionan estos? Misión, visión, estrategia, etc.
Comunicación:¿consideran los empleados que reciben la información necesaria y útil por parte de sus supervisores y otros departamentos de la empresa, como para desarrollar efectivamente su trabajo?
Grupo de trabajo: ¿creen los empleados que el trabajo se hace en equipo?
Condiciones de trabajo:¿sienten los empleados que la calidad y cantidad de trabajo que se espera de ellos es justa, y que cuentan con las herramientas y el ambiente para llevarlo a cabo?
Oportunidades de carrera: ¿sienten los empleados que la organización ofrece oportunidades de progresar a aquellos que demuestren su capacidad? Incluye temas como adiestramiento.
Competencia supervisoria: ¿confían los empleados en el conocimiento y las habilidades de sus supervisores?
Compensación y reconocimiento: ¿qué tan contentos están los empleados con la forma de compensar y reconocer su trabajo?

El instrumento

La encuesta debe contar con al menos tres secciones:

Introducción e instrucciones: se debe indicar el por qué del estudio, y cuales son los objetivos perseguidos por el mismo. Debe igualmente informarse al respondiente cómo llenarla y devolverla (si fuera necesario). En esta sección se deben indicar también los términos de confidencialidad.
Datos del participante: sin llegar a solicitar datos específicos como el nombre o documento de identidad, es necesario conocer los datos básicos de los respondientes, tales como edad, sexo y departamento en el que trabaja. Esto con el objetivo de identificar opiniones particulares de ciertos grupos y de asegurarse que la participación le de validez al estudio. El clima laboral no es necesariamente uniforme en todas las áreas y localidades de una empresa.
Cuerpo de la encuesta: aquí se desarrollan las preguntas diseñadas para medir el clima.

Cómo preguntar

Las preguntas suelen ser cerradas, para facilitar el llenado y agilizar la tabulación de los resultados. Se suele utilizar la selección simple, con varios niveles de respuesta.

Ejemplos:

- Indique si está de acuerdo con las siguientes frases (muy de acuerdo, de acuerdo, ni de acuerdo ni en desacuerdo, en desacuerdo, muy en desacuerdo).
- Marque con una x su nivel de satisfacción (muy satisfecho, satisfecho, poco satisfecho, nada satisfecho)
- Del 1 al 10, donde 10 es muy de acuerdo y 1 en total desacuerdo, evalúe cada una de las siguientes oraciones.

Es conveniente, para evitar las respuestas por agotamiento, intercalar preguntas en la cual la escala de respuestas funcione al revés. Es decir, no todas las respuestas “muy de acuerdo” deben ser positivas para el clima; intercale algunas planteadas negativamente, de manera que contestar “muy de acuerdo” sea negativo para el clima.

Cabe destacar que si bien el tipo de preguntas descritas son las más comunes, no son la única forma de medir el clima organizacional. Es factible también (aunque más engorroso) utilizar preguntas abiertas como “¿Qué opina de su remuneración?”, así como entrevistas personales o focus groups.

Cuando realizarla

No existe un momento justo para realizar un estudio de clima organizacional – cualquier momento puede ser bueno. Es recomendable sin embargo:

Repetirla habitualmente, en la misma época o mes del año:esto permite ver la evolución del clima año a año. Hacerlo en la misma época garantiza que los resultados de diferentes años sean comparables entre sí.
Evite realizarlas en momentos que interfiera con otras circunstancias que puedan alterar el resultado: como evaluación de desempeño, aumento salarial, etc.
Evite realizarla después de crisis o eventos problemáticos: como restructuraciones, fusiones, etc. La idea es medir los problemas y descontentos del día a día, y no esperar a situaciones especiales para hacerlo.

Las posibles preguntas

GENERALES

Considera usted que la organización es un buen lugar para trabajar?
Recomendaría a algún familiar o amigo trabajar en la organización?
Comparado con el año pasado, su calidad laboral ha mejorado

OBJETIVOS

Conozco y entiendo la visión y misión de la organización
Conozco los objetivos de desempeño de mi grupo o departamento
Entiendo como el trabajo que desarrollo se relaciona con los objetivos de la organización
Estoy satisfecho y comprometido con las directrices estratégicas de mi organización

COMUNICACION

Recibo y/o tengo acceso a tiempo a la información sobre aquello que me afecta
Mi supervisor inmediato me mantiene bien informado
El medio ______ (revista, boletín, cartelera) es una buena fuente de información
Conozco a dónde debo acudir cuando tengo un problema relacionado con el trabajo
Los empleados de mi departamento son fáciles de contactar
Los empleados de otros departamentos son fáciles de contactar
Generalmente soy alentado a compartir mi conocimiento/experiencias con los demás

GRUPO DE TRABAJO

Las reuniones de mi equipo resultan de utilidad para realizar mi trabajo
Puedo contar con mis compañeros de trabajo cuando los necesito
En mi equipo, yo participo en la toma de decisiones
En mi equipo, trabajamos juntos para resolver los problemas de la organización
En mi equipo, los miembros restantes aprecian mis contribuciones
En mi equipo, puedo expresar mi punto de vista, aún cuando contradiga al de los demás miembros

CONDICIONES DE TRABAJO Y RECURSOS

Cuento con todas las herramientas, equipos y material necesarios para llevar a cabo mi trabajo
Las herramientas y equipos que utilizo (computador, teléfono, etc.) son mantenidos en forma adecuada
Cuento con espacio suficiente y cómodo para hacer mi trabajo en forma adecuada
El ambiente físico de trabajo es adecuado (limpieza, olores, ruido, iluminación, etc.)
He sido víctima de acoso o maltrato (por sexo, raza, edad, etc.)
En mi departamento, he presenciado que algún compañero(a) ha sido víctima de acoso o maltrato (por sexo, raza, edad, etc.)
Mi ambiente de trabajo está libre de hostilidad
Soy tratado(a) con respeto (por mis compañeros, supervisores, alta gerencia).
Cuento con una descripción de mi cargo por escrito y actualizada
Cuento con la documentación actualizada de los procesos de trabajo (procedimientos)
Generalmente cuento con tiempo para reflexionar y aprender del trabajo que he realizado

OPORTUNIDADES DE CARRERA Y DESARROLLO PROFESIONAL

Recibo el entrenamiento adecuado para desarrollar mi trabajo
Hay suficientes oportunidades de carrera/mejoramiento profesional en la organización
La organización prepara adecuadamente a sus empleados para que sean promovidos
Los programas de orientación para nuevos empleados son efectivos
Conozco los programas de entrenamiento y desarrollo disponibles en mi organización
Los programas de entrenamiento y desarrollo disponibles en mi organización son efectivos
Quisiera tener mas/mejores oportunidades de obtener nuevos conocimientos y habilidades
Mi supervisor(a) me alienta a participar en programas de adiestramiento

COMPETENCIA SUPERVISORIA

Tengo confianza en las habilidades de (mi supervisor, el gerente del departamento, el presidente, etc.) para hacer su trabajo
Conozco claramente lo que mi supervisor(a) espera de mi
Recibo feedback adecuado por parte de mi supervisor(a) sobre la calidad de trabajo que realizo
Cada (año, semestre, trimestre) recibo una evaluación de mi desempeño
Es fácil acceder a mi supervisor(a) cuando lo(la) necesito
Mi supervisor(a) es justo(a) en el trato con todos sus supervisados
Mi supervisor(a) tiene interés activo en mi trabajo
Mi supervisor(a) conoce mis fortalezas

COMPENSACION Y RECONOCIMIENTO

Recibo una compensación salarial acorde con mis habilidades y experiencia
Estoy satisfecho(a) con los beneficios de la empresa (seguro, retiro, vacaciones, etc.)
Recibo mi pago a tiempo
Recibo mi pago en forma precisa
Si tengo problemas con mi pago, resultan fáciles de resolver
Los empleados de la organización que tienen un desempeño sobresaliente son reconocidos
Mi trabajo es evaluado en forma justa
Los premios y reconocimientos son distribuidos en forma justa
Los empleados son promovidos en forma justa

Análisis e interpretación

Una vez recogidas las encuestas, el paso final es tabular las respuestas y analizar los resultados. Afortunadamente existen numerosas herramientas informáticas (hojas de cálculo, bases de datos, paquetes de análisis estadístico) que permiten obtener en poco tiempo los resultados en forma de tablas y gráficos de fácil interpretación.

Los paquetes estadísticos más sofisticados permiten realizar cálculos más sofisticados, así como cruces de información que permitan diagnosticar con mayor precisión los problemas.

En general, el análisis de los resultados busca identificar brechas entre la situación actual y el deber ser. Así, si ante la pregunta “Recibo el entrenamiento adecuado para desarrollar mi trabajo”, el 90% de los encuestados responde en forma negativa, es evidente que existe un problema a resolver en el área de adiestramiento.