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ANTES DE LA REUNION
1.- Antes de convocarla, analice si es la mejor forma de cumplir el objetivo comunicacional. Considere las alternativas: enviar e-mail, escribir un memo, una llamada en conferencia, una video conferencia, o una presentación
2.- Defina que debe lograr de la reunión para considerarla exitosa. Puede ser una decisión, ideas, consenso, un compromiso, etc.
3.- Defina la agenda de la reunión, es decir, la secuencia de tópicos que debe tratar para cumplir el objetivo. Asegúrese que todos los participantes reciban la agenda detallada.
4.- Para cada tópico a tratar, defina la forma en que lo hará. Puede ser discusión, presentación, tormenta de ideas, etc. Defina igualmente el tiempo necesario para cada uno.
5.- Decida quienes deben participar en la reunión. Debe ser el mínimo necesario de personas con el cual se pueda cumplir el objetivo a cabalidad.
6.- Defina dónde debe hacerse la reunión. Piense en la comodidad de los participantes, y en las posibles influencias externas.
7.- Decida cuándo se debe llevar a cabo la reunión.
8.- Confirme con todos los participantes. Asegúrese que entienden la agenda, y que están preparados para trabajar.
DURANTE LA REUNION
1.- Llegue temprano. Si lo hace, podrá seleccionar el mejor puesto, preparar su material y prepararse a sí mismo.
2.- Comience a tiempo.
3.- Presente cada tópico de la agenda, indicando la forma en que se tratará cada uno, y el tiempo que se le dedicará.
4.- A 5 minutos del límite de tiempo pautado para cada tópico, alerte a los participantes.
5.- Tome notas. Mantenga una pizarra donde escriba los temas no terminados, las ideas que surjan, etc.
6.- Al finalizar, resuma, concluya y verifique los compromisos de los participantes.
7.- Agradezca a los participantes.
DESPUES DE LA REUNION
1.- Prepare un resumen corto y claro de la reunión, con énfasis en las decisiones y compromisos alcanzados. Distribuya este resumen entre los participantes, y aquellos que no participaron pero están involucrados.
2.- Evalúe si se cumplieron los objetivos.
3.- Contacte a aquellos participantes que hicieron algún compromiso durante la reunión, y asegúrese que cumplan lo prometido.
4.- Agradezca nuevamente a aquellos participantes hayan hecho contribuciones extraordinarias durante la reunión.
5.- Hable con aquellos participantes que permanecieron callados, o que expresaron alguna reserva con los resultados de la reunión.
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