Psssst… hey, cuidado con la Comunicación en un Proyecto

Tal como lo señala el diccionario de la Real Academia Española, el termino Comunicación proviene del latín "communicatĭo, -ōnis" y nos dice que es un "Trato, correspondencia entre dos o más personas", también es una "Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor", y curiosamente también dice que es la "Unión que se establece entre ciertas cosas, tales como mares, pueblos, casas o habitaciones, mediante pasos, crujías, escaleras, vías, canales, cables y otros recursos", por otro lado, Wikipedia nos dice que "La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes.".

Interesante, como verán no es tarea fácil el definir el termino Comunicación, es tan amplio que necesitaríamos un camión como el Terex Titan para trasportarlo, sin embargo, dado su gigantesca importancia en el mundo de los Proyectos, aré mi mayor esfuerzo en tratar de dar algunos detalles del mismo.

Dentro del ámbito del Proyecto, indiscutiblemente encontramos dos tipos de Comunicación, una formal y la otra en paralelo, la informal.

Y así, la comunicación formal, caracterizada por su delimitación, claramente definida por la estructura organizativa del proyecto y respetando los niveles jerárquicos definidos desde el inicio del Proyecto, navega a través del flujo de información que emanan las diferentes áreas de éste, de esta forma, toda comunicación con el exterior del Proyecto se hará a través del Gerente del Proyecto, en todo caso, será autorizado explícitamente por éste, quien actuando como ente regulador, garantizará a la empresa (el mundo funcional) la calidad y veracidad de la información comunicada.

Por el otro lado y en paralelo, nos encontramos con una comunicación informal, producto de las interrelaciones humanas entre las diferentes personas que conforman el equipo del Proyecto. Si partimos del hecho que todo Proyecto (es multidisciplinario) está conformado por diferentes áreas y complejidades, la información que circula en el proyecto por lo general se encuentra encriptado, es decir, cada emisor envía un mensaje al receptor con una nomenclatura propia del área del emisor y si a este envío le agregamos los ingredientes propios de la personalidad y con ella la actitud, la aptitud, la tolerancia, la adaptabilidad, etc., al final tendremos un paquete de información definitivamente encriptado, que será decodificado, apropiadamente o no por el receptor.

Ups!, creo que se vislumbran posibles problemas con la comunicación.

Efectivamente, debemos tomar cartas en el asunto para mitigarlos y así, es realmente importante planificar la comunicación en un Proyecto (cuentas claras conservan amistades) de tal manera de minimizar los posibles malentendidos, los posibles yo asumí, yo pensaba, yo creía.

Ahora bien, siguiendo este orden de ideas, es en extremo necesario responder a varias interrogantes:

- ¿Quién? y ¿Qué?.........¿Quién necesita qué?
- ¿Qué?.............................¿Qué nivel de detalle se requiere?
- ¿Cómo?.........................¿Cómo se necesita la información
- ¿Cuándo?.....................¿Cuándo se debe proveer dicha información?
- ¿Dónde?.......................¿Dónde se le necesita?

Como verá, dentro de esas respuestas deberá encontrar: la metodología a emplear (¿Cómo, Cuándo y Donde, se recolectará la información?), ¿Qué tecnología se usará?, ¿Con qué frecuencia se proveerá?, me temo que será necesario tener una lista de distribución, creo que se requerirá asignar prioridades y asumo que dependiendo del nivel jerárquico que recibirá la información, se deberá contemplar el nivel de detalle que se requerirá, ¿Se requerirá elaborar un informe, un reporte, una nota informativa o simplemente un correo electrónico?

Mi querido lector, indiscutiblemente, la Comunicación es una columna fundamental para el bienestar de toda organización, por favor, no puede ni debe descuidarla, debe necesariamente planificarla.