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La comunicación en la empresa sigue la línea de la organización y debe ser coordinada por la Dirección, los Comités de Área y los Grupos de Trabajo. La Dirección asegurará que las directivas de diseño, producción y calidad son comprendidas y aplicadas por los responsables de los departamentos; desde el mayor al menor nivel y desde la administración hasta el taller.
La información técnica y comercial proviene de varias direcciones: principalmente el Cliente, quien a través de reclamaciones y encuestas nos hace saber su opinión sobre nuestra empresa; también los Dptos. de Marketing, Diseño, Producción, Mantenimiento, Montaje, Calidad, etc. distribuyen y reciben información a través de la red del sistema de comunicaciones. Esta información debe ser coordinada por los responsables de los Dptos. de la Organización y, sobre todo, debe ser fluida y uniforme para ser considerada con el mismo criterio por todos los involucrados.
La calidad del producto esta directamente relacionada con la calidad del proceso. La información sobre los parámetros del proceso debe coordinarse con la información de la calidad del producto para analizar y resolver los problemas o no-conformidades de materiales, productos y procesos.
Los problemas en calidad son, muchas veces, el resultado de una comunicación incorrecta o de información inadecuada. Las barreras a vencer, con el apoyo de la Direcciónestán relacionadas con actitudes personales, conocimientos, organización, procedimientos inadecuados, distorsión de la realidad, opiniones subjetivas o interesadas, problemas personales, etc.
La información sobre el proceso y sobre la calidad debe ser compilada estadísticamente por medios informáticos y resumida en sus parámetros principales para su comprensión. Cada departamento debe informarse de su propio desempeño, resolver los problemas bajo su responsabilidad y colaborar en la resolución de los problemas de otros Dptos. La información correspondiente a la calidad de salida o al desempeño del proceso debe ser utilizada de forma constructiva y mejorar continuamente.
Las iniciativas para la mejora de la productividad, del producto o de la calidad pueden perderse cuando el sistema de comunicación y sus canales no están apropiadamente establecidos. Los factores más importantes para aprovechar todas las posibilidades de mejora son: Planificación, control, coordinación y comunicación.
La organización puede y debe utilizar las posibilidades y las iniciativas surgidas de los Círculos de Calidad, losGrupos de Participación de Empleados (GPE) y de cualquier empleado con iniciativa.
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