Sistemas de Información Gerencial, por Jose Daccach

No basta con los ERP, se requieren sistemas de información que ayuden en la toma de decisiones.

El año pasado se caracterizó por un substancial crecimiento en la instalación de sistemas de información diseñados para el manejo integral de los recursos corporativos, más conocidos como Enterprise Resource Planning Software. Buena parte de este crecimiento se debe a la proximidad al año 2000 y los consabidos problemas que pueden causar sistemas anteriormente instalados: es relativamente más económico implementar aplicaciones como SAP, JDEdwards, o SSA, que desarrollar los cambios pertinentes en las aplicaciones actuales. Esta economía es en su mayoría en tiempo de implementación, y en algunos casos en costo.

Dado que la inversión económica es alta, se ha vendido también su utilización como la posibilidad, por fin, de tener un sistema de información gerencial. En nuestra definición, un sistema de información Gerencial debe permitir a la Gerencia la toma de decisiones basadas en información oportuna, y veraz. Sin embargo, mientras los ERP están diseñados para el manejo de información por transacciones, la información gerencial requiere otro tipo de manejo de la información, más estadístico, de tendencias, comparaciones y análisis, procesos para los cuales los ERP no están diseñados.

Esta es la razón fundamental por la cual un Sistema de Información Gerencial normalmente no está incluido dentro de las grandes aplicaciones de ERP. Un sistema optimizado para el manejo diario de grandes volúmenes de información transaccional como la facturación, la explosión de materiales, los abonos a la cartera, o la contabilización del movimiento de la empresa, no se puede sobrecargar con el proceso de información histórica y comparativa de resultados.

Para la implementación del Sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad que la información oportuna no implica tener la última factura o el último pago registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones. Es muy poco lo que la factura de hace tres minutos pueda afectar este análisis. Normalmente se define como período apropiado de oportunidad, el movimiento del día anterior. Es decir, a las 8 de la mañana de hoy debo tener la información con movimiento hasta las 8 de la noche de ayer. Es importante entonces que en los procesos transnacionales se incluyan unos procesos posteriores de resume o clasificación en otras bases de datos distintas a las diarias para poderlas utilizar en el proceso de análisis sin entorpecer la operación.

Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la compañía, como la tasa de cambio del dólar, o la tasa de interés bancario, e información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operación.

Hoy en día existe la tecnología que permite el establecimiento de sistemas de información gerencial en la profundidad y complejidad que se quiera. Conozco de empresas que presentan a su gerente, seis a ocho semáforos con indicadores de Verde, Amarillo y Rojo dependiendo del resultado del día anterior del indicador definido. Se tiene la posibilidad de irse hasta el detalle en cualquiera de éstos semáforos, para determinar las causas de su estado, y así poder tomar decisiones que permitan corregir o aprovechar la situación.

La definición de un sistema de información gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.

Se espera que la información transaccional que se procesa en los ERP produzca la información requerida de estas transacciones en el sistema de información gerencial. Por esta razón es imperante que las definiciones que se hacen a nivel de codificación en los ERP tengan presente que se requerirá clasificaciones en múltiples formas aún no definidas, para el SIG. Una definición equívoca de estas codificaciones, en aras de la celeridad para su implementación, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la información requerida para tomar decisiones.

Tomado con autorización de DELTA Asesores
(c) 2006 J. C. Daccach


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