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Reuniones de negocios |
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Las Reuniones de negocio
Esta modalidad es muy utilizada entre los empresarios para concretar pactos y establecer alianzas estratégicas entre las partes. Hoy en día, no es necesario que las personas de negocio viajen de un país a otro para discutir aspectos importantes de su empresa o de algún proyecto en particular. A través de las conferencias por web, los individuos pueden disminuir sus costos, ahorrarse la reserva, el tiempo y el pago del pasaje, al tiempo que se reúnen cómodamente con la parte interesada, sin mover un dedo.
¿Por qué las reuniones de negocio?
Para que una empresa sea exitosa, es necesario que sus directivos establezcan reuniones personales, o virtuales (a distancia), con las personas interesadas para discutir acerca de diversos asuntos: diagnóstico y entorno del negocio, requerimientos y dificultades, costos, producción, herramientas de planificación, entre otros aspectos.
Muchas veces, es recomendable que estas reuniones se lleven a cabo personalmente, ya que la presencia de documentos impresos, anotación de observaciones y hasta el liderazgo cara a cara, distan mucho de que el encuentro sea exitoso. Sin embargo, algunas de estas reuniones pueden llevarse a cabo de forma "extraordinaria", bien para discutir aspectos relevantes o solventar trabas que hayan surgido, sin premeditación alguna, a lo largo del proceso de negocio. Pero, ¿qué pasa cuando ambas partes se encuentran en países diferentes?
En este sentido, las reuniones de negocio se han renovado. Con tan solo tener un equipo con conexión a Internet, un teléfono y un explorador, la persona puede entablar una conferencia virtual con una o más personas, evitando de esta forma la presencia física, la espera de las personas "poco puntuales", las dispersiones y el traslado hasta el lugar de la convocatoria.
Tips para reuniones de negocio
Es erróneo pensar que las reuniones de negocio sólo se llevan a cabo en momentos críticos. Un encuentro de este tipo también puede realizarse para afinar detalles técnicos o incluso discutir el estatus de alguna propuesta. Muchas veces en este tipo de reuniones es vital establecer un cronograma concreto para la entrega puntual de tareas.
Con relación al personal, un directivo tiene que saber el momento adecuado en el que debe convocar y llamar a una reunión de este tipo. Sin embargo, antes de hacerlo a la ligera, el gerente debe saber exactamente por qué quiere hacerlo, a qué personas debe involucrar, preguntarse si esto implica una pérdida de tiempo o no, planificar los aspectos a discutir, cuál puede ser la mejor hora (se recomienda hacerlo antes del almuerzo o al final del día cuando el personal haya culminado sus labores) y tiempo estimado de duración, entre otros aspectos.
Se han dado casos en los que estos encuentros se prestan para que los involucrados conversen acerca de asuntos personales, se dispersen y distraigan con sus equipos celulares y hasta se duerman. Sin embargo, es recomendable que, si la reunión es muy concreta, se mantenga a los presentes parados con el objeto de que ésta sea más corta y eficiente; se involucre al mínimo número de personas y se fomente la discusión y el intercambio de ideas, con tiempos estipulados.
Palabras clave: reuniones, juntas
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